Calculs avec des personnes responsables. Fondements théoriques de la comptabilisation des règlements avec des personnes responsables

Les règlements avec les personnes responsables des avances qui leur sont accordées sont enregistrés sur le compte 0 208 00 000 « Règlements avec les personnes responsables ».

Une avance sur rapport est délivrée par arrêté du chef d'établissement sur la base déclaration écrite bénéficiaire, en indiquant l'objet de l'avance et la durée pour laquelle elle est délivrée. Sur la demande d'émission des montants à déclarer, le comptable saisit le compte de comptabilité analytique correspondant pour le compte 0 208 00 000 « Règlements avec les responsables » et constate que le responsable n'a aucune dette sur les avances antérieures.

La personne responsable soumet un rapport préalable sur la façon dont l'argent reçu est dépensé. Y sont joints les documents confirmant les dépenses engagées. Les documents joints sont numérotés dans l'ordre dans lequel ils sont enregistrés dans le rapport.

Le regroupement des règlements avec les responsables s'effectue dans le cadre des types de paiements agréés par le devis de l'établissement (plan financier activité économique) par groupes analytiques de comptabilité synthétique d'un objet comptable :

10 « Règlements avec les personnes responsables des salaires et des charges pour le paiement des salaires » ;

20 « Règlements avec les personnes responsables des travaux et des services » ;

30 « Règlements avec des personnes responsables pour la réception d'actifs non financiers » ;

60 « Règlements avec les personnes responsables de la sécurité sociale » ;

90 « Règlements avec les personnes responsables pour d'autres dépenses. »

La comptabilité analytique des règlements avec les personnes responsables est effectuée dans le contexte des personnes responsables, des types de paiements et des types de règlements (règlements pour fonds émis, règlements pour documents monétaires reçus) dans la Fiche Comptable des Fonds et Règlements ou dans le Journal des règlements avec personnes responsables.

Les transactions du compte sont reflétées dans les journaux des règlements avec les personnes responsables séparément en termes de règlements pour les fonds émis et de règlements pour les documents monétaires reçus.

Écritures comptables de base pour le compte 020800000 « Règlements avec les personnes responsables »

1. Le montant a été émis pour déclarer l'achat

Dt 020804560 Kt 020134610

Dt 020801560 Kt 020134610

2. Documents de caisse émis :

D 020800 D o20135

3. Reçu

Dt 010500340, 10604 Kt 020834660

Immobilisations

Dt 010601 Kt 020831

4. Émis sous forme de rapport pour les frais de voyage

Pour le paiement Services de transport

Dt 020822560 Kt 020134610

Pour l'hébergement

Dt 020826560 Kt 020134610

Indemnité journalière

Dt 020812560 Kt 020134610

Pour payer les appels téléphoniques

Dt 020821560 Kt 020134610

5. Sur la base du rapport préalable, les éléments suivants sont reflétés (radiés) :

Montant des frais de transport

Dt 040110222, 010900 Kt 020822660

Montants pour l'hébergement

Dt 040120226, 010900 Kt 020826660

Indemnité journalière

Dt 040120212, 10900 Kt 020812660

Paiement des appels téléphoniques

Dt 040110221, 010900 Kt 020821660

6. La dette envers le fournisseur a été payée, une avance a été émise au fournisseur par la personne responsable

Dt 030200, 20600 Kt 020800

7. Les soldes inutilisés des montants comptables ont été restitués à la caisse de l'institution

Dt 020134 000, 20111, 30405 Kt 020800 000

8. Les documents monétaires non utilisés ont été restitués au caissier

D 020135 K 020800

9. Les montants émis par la personne responsable ont été radiés salaires

D 30211, 30212, 30213 K 20800

10. La dette de la personne responsable a été remboursée à hauteur du montant retenu sur le salaire

D 030403 K 20800

11. Unreal radié pour collection comptes débiteurs avec la répercussion simultanée de la dette annulée sur le compte de hors-bilan 04 « Dette annulée des débiteurs insolvables » ;

D 40120273 K 20800

12. Reflet du montant de la TVA dans le cadre des activités génératrices de revenus

D 221001 K 20800

Un déplacement professionnel est un déplacement d'un salarié dans une autre zone pour effectuer une mission officielle en dehors du lieu de son travail permanent sur ordre de l'employeur.

Le travailleur détaché est rémunéré :

Frais de location de locaux d'habitation ;

Frais de déplacement vers et depuis le voyage d'affaires ;

Indemnité journalière;

Autres dépenses (par exemple, communications ou services postaux).

Pour payer ces dépenses, le salarié bénéficie d'une avance avant de partir en déplacement professionnel.

Décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 2 octobre 2002 N 729 « Sur le montant du remboursement des dépenses liées aux voyages d'affaires sur le territoire de la Fédération de Russie aux employés d'organisations financées par des fonds budget fédéral» détermine que les frais de déplacement sont remboursés selon les montants suivants.

1. Frais de location de locaux d'habitation (sauf dans le cas où un employé envoyé en voyage d'affaires bénéficie d'un logement gratuit) - à hauteur des dépenses réelles confirmées par les documents pertinents, mais pas plus de 550 roubles. par jour. S'il manque des pièces justificatives - 12 roubles. par jour.

2. Frais de paiement de l'indemnité journalière - 100 roubles. pour chaque jour d'un voyage d'affaires.

3. Frais de déplacement vers et depuis le lieu du déplacement professionnel - à hauteur des dépenses réelles confirmées par les documents de voyage (sous réserve de certaines restrictions).

Les dépenses dépassant les montants fixés par le paragraphe 1 de la présente Résolution, ainsi que les autres dépenses liées aux déplacements professionnels (à condition qu'elles aient été engagées par le salarié avec l'autorisation ou la connaissance de l'employeur) sont remboursées par les organismes à partir des économies réalisées sur les fonds alloués par le budget fédéral pour leur entretien, ainsi qu'au détriment des fonds reçus par les organisations provenant d'activités entrepreneuriales et d'autres activités génératrices de revenus.

Les montants comptables sont des avances de fonds accordées aux employés d'une institution à partir de la caisse enregistreuse pour les dépenses des petites entreprises et les frais de déplacement. La procédure d'émission d'acompte, le montant des avances et les conditions dans lesquelles elles peuvent être émises sont fixés par les règles de conduite des opérations en espèces.

Les avances contre déclaration sont délivrées par arrêté du chef d'établissement sur la base d'une demande écrite du bénéficiaire indiquant l'objet de l'avance et la durée pour laquelle elle est délivrée. Sur la demande d'émission des montants à déclarer, le comptable saisit le compte de comptabilité analytique correspondant pour le compte 020800000 « Règlements avec les responsables » et constate que le responsable n'a aucune dette sur les avances antérieures.

Lors de la dépense des sommes anticipées, les personnes responsables doivent présenter un rapport préalable accompagné de documents confirmant les dépenses engagées. Les montants payés en devises sont pris en compte dans le rapport préalable à la fois en devises étrangères et en roubles au taux de change de la Banque centrale de la Fédération de Russie. Les personnes responsables fournissent des informations les concernant au recto et remplissent les colonnes 1 à 6 au verso du rapport préalable sur les montants anticipés effectivement dépensés, ainsi que les documents confirmant les dépenses engagées. Les documents joints au rapport préalable sont numérotés par le responsable dans l'ordre dans lequel ils sont enregistrés dans le rapport.

Au service comptable, les rapports préalables sont vérifiés pour l'exactitude des documents, la dépense des fonds aux fins prévues, et les colonnes 7 à 10 du verso de la note de frais sont remplies, contenant des informations sur les dépenses acceptées par le service comptable pour la comptabilité. Les notes de frais vérifiées sont approuvées par le chef de l'établissement.

La partie la plus importante des montants comptables concerne les frais de déplacement.

Les normes de remboursement des dépenses liées aux voyages d'affaires sont établies par le gouvernement de la Fédération de Russie. Conformément au décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 2 octobre 2002 N 729 (6) L'indemnité journalière est versée à hauteur de 100 roubles. pour chaque jour où vous êtes en voyage d'affaires.

Les frais de déplacement vers et depuis le voyage d'affaires sont payés sur la base des dépenses réelles, confirmées par les documents pertinents (sous réserve des restrictions établies sur l'utilisation des transports concernés).

Les chefs d'organisation peuvent, à titre exceptionnel, autoriser des paiements supplémentaires liés aux déplacements professionnels au-delà des normes établies. Pour payer une indemnité journalière majorée, il est nécessaire d'utiliser des sources de financement supplémentaires, par exemple des fonds provenant d'activités commerciales. Le montant de l'indemnité journalière doit être fixé convention collective ou un acte local.

Il convient de garder à l'esprit que les frais de déplacement payés au-delà des normes établies, conformément à la décision de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie du 26 janvier 2005 N 16141/04, qui a annulé la lettre du 17 février 2004 N 04-2-06/ 127 « Sur la fiscalité des indemnités de remboursement des dépenses liées aux déplacements professionnels » ne sont pas soumises à l'impôt sur le revenu personnes.

Le montant de l'avance délivrée sur rapport est déterminé par un calcul préalable des frais de déplacement, des indemnités journalières, du logement et des autres dépenses. Les notes de frais de voyage doivent être soumises dans les trois jours suivant le retour du voyage. Les personnes responsables restituent les avances non dépensées à la caisse.

Montants des indemnités journalières et frais de location de logements pour des déplacements professionnels de courte durée sur le territoire pays étrangers ouvriers Fédération Russe déterminé par l'arrêté du ministère des Finances de la Russie du 2 août 2004 N 64n « Sur l'établissement des montants des indemnités journalières et des taux maximaux de remboursement des dépenses de location de locaux d'habitation pour les voyages d'affaires de courte durée à travers le territoire des pays étrangers » (8) , compte tenu des modifications apportées par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 12 juillet 2006 N 92 (6) .

La comptabilisation des règlements avec les personnes responsables des avances qui leur sont accordées est effectuée sur le compte 020800000 « Règlements avec les personnes responsables ».

Conformément à la Nomenclature des opérations du secteur des administrations publiques, le compte 020800000 « Règlements avec personnes responsables » comprend les comptes suivants :

020801000 « Règlements avec les personnes responsables des salaires » ;

020802000 « Règlements avec les personnes responsables pour d'autres paiements » ;

020803000 « Règlements avec les personnes responsables des accumulations de salaires » ;

020804000 « Règlements avec des personnes responsables pour le paiement des services de communication » ;

020805000 « Règlements avec des personnes responsables pour le paiement des services de transport » ;

020806000 « Règlements avec des personnes responsables pour le paiement des services publics » ;

020807000 « Règlements avec des personnes responsables pour le paiement du loyer pour l'usage de la propriété » ;

020808000 « Règlements avec des personnes responsables pour le paiement des services d'entretien immobilier » ;

020809000 « Règlements avec des personnes responsables pour le paiement d'autres services » ;

020810000 « Règlements avec des personnes responsables pour les transferts gratuits et non remboursables aux organismes étatiques et municipaux » ;

020811000 « Règlements avec les personnes responsables des transferts gratuits et non remboursables aux organismes, à l'exception des organismes étatiques et municipaux » ;

020812000 « Règlements avec des personnes responsables pour les transferts vers d'autres budgets du système budgétaire de la Fédération de Russie » ;

020813000 « Règlements avec des personnes responsables pour les transferts vers des organisations supranationales et des gouvernements étrangers » ;

020814000 « Règlements avec des personnes responsables pour les transferts vers des organisations internationales » ;

020815000 « Règlements avec les personnes responsables du paiement des pensions, des prestations et des paiements des assurances retraite, sociales et médicales de la population » ;

020816000 « Règlements avec les personnes responsables du paiement des prestations d'assistance sociale à la population » ;

020817000 « Règlements avec les personnes responsables du paiement des pensions et prestations versées par les organismes du secteur de l'administration publique » ;

020818000 « Règlements avec les personnes responsables pour le paiement d'autres dépenses » ;

020819000 « Règlements avec les personnes responsables pour l'acquisition d'immobilisations » ;

020820000 « Règlements avec les personnes responsables pour l'acquisition d'immobilisations incorporelles » ;

020821000 « Règlements avec les personnes responsables pour l'acquisition d'actifs non produits » ;

020822000 « Règlements avec les personnes responsables pour l'achat de matériaux » ;

020823000 "Règlements avec les personnes responsables pour l'acquisition papiers précieux, à l'exception des actions" ;

020824000 "Règlements avec des personnes responsables pour l'acquisition d'actions et d'autres formes de participation au capital."

Les opérations du compte 020800000 sont enregistrées selon les écritures comptables suivantes.

L'émission de sommes d'argent aux personnes responsables se traduit par le débit des comptes analytiques correspondants du compte 020800000 « Règlements avec les personnes responsables » (020801560-020824560) et le crédit des comptes 020104610 « Cessions de la caisse », 020105610 « Cessions de documents monétaires ».

Les radiations des sommes dépensées par les personnes responsables sont reflétées au crédit des comptes de comptabilité analytique correspondants du compte 020800000 « Règlements avec les personnes responsables » (020801660-020824660) et au débit des comptes de comptabilité analytique correspondants du compte 010500000 « Stocks » ( 010501340-010506340), 010600000 "Investissements en actifs non financiers" (010601310, 010602320, 010604340), comptes 030201830 "Diminution comptes à payer pour les salaires", 030202830 "Réduction des dettes pour autres versements", 030203830 "Réduction des dettes pour charges à payer pour salaires", 030215830 "Réduction des dettes pour pensions, prestations et versements de pension, sociales et assurance santé population", 030216830 "Réduction des comptes à payer pour l'assistance sociale à la population", 030217830 "Réduction des autres comptes à payer pour les pensions, prestations versées par les organismes du secteur de l'administration publique", 020402530 "Augmentation de la valeur des actions et autres formes de participation au capital", 020403520 "Augmentation de la valeur des titres de valeur, à l'exception des actions", les comptes analytiques correspondants du compte 040101200 "Frais institutionnels".

Pour les soldes restitués des montants comptables, les comptes de comptabilité analytique correspondants sont crédités au compte 020800000 « Règlements avec les personnes responsables » (020801660-020824660) et le compte 020104510 « Recettes à la caisse », 020105510 « Recettes de documents de caisse » sont débités.

La comptabilité analytique des règlements avec les personnes responsables est tenue dans le journal des règlements avec les personnes responsables ou dans la fiche de comptabilisation des fonds et des règlements.

Les inscriptions au journal des opérations avec les responsables sont effectuées sur la base d'un rapport préalable, d'un encaissement ou d'un ordre de débit. Pour chaque ligne de la colonne « Nom de l'indicateur », le nom du responsable, le montant de l'avance émise, la dépense engagée, le solde reçu de l'avance non utilisée, le numéro de compte de la comptabilité budgétaire au débit et au crédit, ainsi que le nombre de candidatures sont enregistrées.

A la fin du mois, dans le journal des opérations avec les responsables, sont récapitulés les montants totaux des débits et des crédits des comptes de comptabilité budgétaire avec les soldes entrants et sortants pour chaque responsable et pour l'institution dans son ensemble, qui sont transféré au Grand Livre.

Lors de la prise en compte des montants en devises étrangères, l'inscription suivante est indiquée dans la ligne correspondante de la colonne « Nom de l'indicateur » : « En équivalent rouble ».

Pour enregistrer les règlements avec les personnes responsables, le compte 020800000 « Règlements avec les personnes responsables » est destiné. Le compte enregistre les règlements avec les personnes responsables des avances qui leur sont accordées. Les espèces sont remises aux employés des institutions budgétaires :

1. Pour l'achat biens matériels(généralement pour les besoins du ménage) ;
2. Sous forme d'avances pour déplacements professionnels ;

Procédure de délivrance Argent le rapport est déterminé par un arrêté de l'organisme, qui doit refléter les éléments suivants :

1. Le cercle des personnes habilitées à recevoir de l'argent comme acompte. Cette liste n'inclut pas les employés qui peuvent être envoyés en voyage d'affaires, puisque presque tous les employés peuvent être envoyés en voyage d'affaires. Des accords sur la pleine responsabilité financière avec les travailleurs détachés ne sont pas non plus conclus ;
2. Limiter le montant des fonds responsables. Les montants délivrés aux travailleurs détachés sont déterminés par calcul basé sur les normes de remboursement des frais de déplacement, du nombre de jours de déplacement professionnel, de l'indemnité journalière et de l'indemnité de logement.
3. Délais de remise d'un rapport préalable sur la dépense des sommes comptables ou leur restitution. Par règle générale le délai maximum dans lequel le rapport préalable doit être soumis ne peut excéder trois jours ouvrables.

Une condition préalable à l'émission de sommes comptables aux frais de fonds budgétaires- la mise à disposition du financement de l'article concerné de la nomenclature budgétaire.

Pour le compte 020800000, conformément au Plan Comptable, jusqu'à 16 comptes analytiques peuvent être ouverts. Il s'agit de comptes tels que :

0 208 11 000 « Règlements avec les personnes responsables des salaires » ;
0 208 12 000 « Règlements avec les personnes responsables des autres paiements » ;
0 208 13 000 « Règlements avec les personnes p/o pour les provisions pour salaires » ;
0 208 21 000 « Règlements avec des personnes responsables pour le paiement des services de communication » ;
0 208 22 000 « Règlements avec des personnes p/o pour le paiement de services de transport » ;
0 208 23 000 « Règlements avec des personnes p/o pour le paiement de services publics » ;
0 208 24 000 « Règlements avec des personnes responsables pour le paiement du loyer pour l'usage du bien » ;
0 208 25 000 « Règlements avec des personnes responsables pour le paiement des services d'entretien immobilier » ;
0 208 26 000 « Règlements avec des personnes responsables pour le paiement d'autres services » ;
0 208 31 000 « Règlements avec des personnes p/o pour l'acquisition d'immobilisations » ;
0 208 32 000 « Règlements avec les personnes responsables pour l'acquisition d'immobilisations incorporelles » ;
0 208 34 000 « Règlements avec les personnes responsables pour l'achat de matériels » ;
0 208 61 000 « Règlements avec les personnes responsables du paiement des pensions, des prestations et des paiements pour les pensions, les assurances sociales et médicales de la population » ;
0 208 62 000 « Règlements avec les personnes responsables du paiement des prestations d'assistance sociale à la population » ;
0 208 63 000 « Règlements avec les personnes responsables du paiement des prestations de retraite versées par les organismes du secteur de l'administration publique » ;
0 208 91 000 « Règlements avec les personnes responsables pour le paiement d'autres dépenses » ;

Les avances contre déclaration ne sont accordées qu'aux personnes travaillant dans institution budgétaire. Les avances contre déclaration sont délivrées par arrêté du chef d'établissement sur la base d'une demande écrite du bénéficiaire indiquant l'objet de l'avance et la durée pour laquelle elle est délivrée. Sur la demande de libération des montants à déclarer, l'employé comptable inscrit le code de la classification économique des dépenses budgétaires de la classification budgétaire de la Fédération de Russie à laquelle la dépense doit être imputée, et il est noté que le responsable n'a aucune dette sur des avances antérieures.

L'argent émis sur compte ne peut être dépensé qu'aux fins prévues lors de son émission. Lors de la dépense des sommes anticipées, les personnes responsables doivent présenter un rapport préalable accompagné de documents confirmant les dépenses engagées. Les documents joints au rapport préalable sont numérotés par le responsable dans l'ordre dans lequel ils sont enregistrés dans le rapport. En cas de défaut de présentation de rapports préalables sur la dépense des sommes comptables dans le délai prescrit ou de défaut de restitution à la caisse des soldes d'avances non utilisés, les établissements ont le droit de déduire cette dette des salaires des particuliers.

Le rapport préalable était préalablement établi selon le formulaire 286 (0504601 selon OKUD). L’instruction 70n ne prévoit pas de forme spécifique de rapport préalable. L'article 18 de l'annexe n° 3 à l'instruction 70n contient les mentions obligatoires de ce document primaire. Pour la comptabilité analytique des règlements avec des personnes responsables, les éléments suivants sont utilisés :

- Journal des règlements avec les personnes responsables.
- Carte d'enregistrement des fonds et des règlements.

Pour enregistrer les règlements avec les personnes responsables, le compte 020800000 « Règlements avec les personnes responsables » est destiné. Le compte est actif. Auparavant, en cas de dépenses excessives pour les rapports préalables, le compte 160 présentait un solde créditeur, qui se reflétait au passif du bilan. Le compte 020800000 étant actif, le dépassement des montants comptables formé sur date de rapport, figure à l'actif du bilan avec une valeur négative.

Le débit des comptes analytiques correspondants du compte 20800000 « Règlements avec les personnes responsables » reflète l'émission d'acomptes. Dans ce cas, le compte est crédité - 020104000 « Sorties de caisse ».

Au crédit des comptes analytiques correspondants du compte 020800000 « Règlements avec les personnes responsables », les montants des avances dépensées sont reflétés en correspondance avec le débit des comptes :

010600000 « Investissements en actifs non financiers », comptes analytiques correspondants ;
030211000 « Réduction des comptes à payer pour les salaires » ;
030261000 "Réduction des comptes créditeurs assurance sociale population";
030262000 « Réduction des comptes à payer pour l'aide sociale à la population » ;
030263000 « Réduction des autres dettes au titre des prestations sociales versées par les organismes du secteur public » ;
040120000 "Dépenses de l'exercice en cours", comptes analytiques correspondants.

restitution du solde des sommes comptables en correspondance avec le débit du compte 020104510 « Reçus à la caisse ».

Les comptes 020811000 «Règlements avec les personnes responsables des salaires» et 020861000 «Règlements avec les personnes responsables pour le paiement des pensions, des prestations et des paiements pour les pensions, les assurances sociales et médicales de la population» sont généralement utilisés lors de l'émission des montants accumulés de salaires et prestations, y compris les prestations d'invalidité temporaire, par l'intermédiaire de distributeurs.

Tableau 1 - Reflet des opérations sur le compte « Comptabilisation des règlements avec les personnes responsables »

Les signes d'une comptabilité compétente et complète des opérations de règlement avec des personnes responsables dans les organisations budgétaires sont :

1. Disponibilité d'ordres (instructions) sur l'envoi des employés en voyage d'affaires.
2. Remboursement correct des frais de déplacement (indemnité journalière, indemnité de chambre, frais de déplacement).
3. Disponibilité des attestations de déplacement marquées sur le lieu de séjour en voyage d'affaires.
4. Exactitude et rapidité de préparation des rapports préalables.
5. Remboursement correct des dépenses pour les besoins de l'entreprise.
6. Disponibilité des pièces justificatives.
7. Intégralité et ponctualité de la remise du solde des montants comptables au caissier.
8. Remboursement correct des dépenses pour les déplacements professionnels de courte durée (rappelons que le recalcul des dépenses pour les déplacements à l'étranger exprimés en devises est effectué au moment de l'arrivée du salarié d'un déplacement professionnel).
9. Préparation correcte des écritures comptables pour les transactions avec les personnes responsables.
10. Exactitude de l'affichage des soldes en fin de mois pour le compte 020800000 « Règlements avec les personnes responsables ».

Les principales violations de la procédure de délivrance des montants comptables comprennent :

1. Émission de fonds à des personnes non indiquées dans la liste des personnes auxquelles, conformément à l'ordre du chef de l'institution, de l'argent peut être émis pour les dépenses commerciales et de fonctionnement.
2. Incohérence entre les dépenses réelles des montants comptables et les fins pour lesquelles ils ont été émis.

Les principales violations lors du traitement des frais de déplacement :

1. Absence d'ordres (instructions) pour envoyer les travailleurs en voyage d'affaires.
2. Absence d'attestations de déplacement avec marques sur le lieu de séjour en voyage d'affaires.
3. Non-respect des normes établies en matière de dépenses de voyage.
4. Absence d'arrêtés (instructions) sur le paiement des indemnités journalières au-delà des normes établies.
5. Absence de comptabilité analytique des frais de voyage dans les limites et au-dessus des normes.

Les principales violations de la procédure de taxation lors du traitement des frais de déplacement :

1. Violation de la procédure de retenue à la source de l'impôt sur le revenu des personnes physiques sur les montants dépassant les frais de déplacement dépassant les normes établies.
2. Imputation incorrecte de la taxe sur la valeur ajoutée dans les montants des frais de déplacement.