Durée de conservation des produits primaires. Combien d'années conserver les documents comptables de la LLC

Ainsi, la loi fédérale « sur la comptabilité » établit que les documents primaires doivent être conservés dans l'entreprise « pendant des périodes établies conformément aux règles d'organisation des affaires archivistiques de l'État, mais au moins cinq ans » (article 17). Puisque cette loi réglemente les questions comptabilité, ce qui signifie que cette exigence s'applique spécifiquement aux documents comptables.

Stockage des documents fiscaux

Le Code général des impôts précise que « les données comptables et autres documents nécessaires au calcul et au paiement des impôts » doivent être conservés pendant 4 ans (article 23). Et les documents confirmant le montant de la perte reportée sur le futur conformément à l'article 283 Code fiscal RF, doit être conservé « pendant toute la période pendant laquelle l'organisation réduit assiette fiscale la période fiscale en cours pour les montants des pertes précédemment perçues.

Important

Ce document est un extrait de berator "Documents primaires".

Berator « Documents primaires » est devenu la première publication en Russie à rassembler absolument toutes les informations sur la conception des « documents primaires ». Disponible en deux et électronique option berateur.

Ni les inspecteurs des impôts ni les comptables ne savent diviser les documents primaires entre ceux nécessaires à la comptabilité et ceux qui confirment l'exactitude du calcul et du paiement des impôts. Nous parlons essentiellement des mêmes documents. Il semblerait qu'il y ait une contradiction.

Le ministère russe des Finances a un point de vue différent. Dans la lettre n° 04-01-10 du 9 février 1999, les responsables de ce département ont « précisé » qu'il n'y avait ici aucune contradiction. Nous parlons simplement de différents documents : certains sont nécessaires à des fins comptables, d’autres à des fins fiscales. Mais encore une fois, pas un mot sur la manière de diviser les documents primaires en documents comptables et fiscaux.

Par conséquent, en cas de doute, pour éviter tout malentendu, conservez vos principales pièces comptables documents fiscaux 5 années.

Exigences de la législation archivistique

Il ne faut pas oublier qu'outre la loi « sur la comptabilité » et le Code des impôts, la législation sur les archives réglemente les délais de conservation des documents. Ainsi, la Liste des documents d'archives de gestion standard générés dans le cadre des activités des organisations, indiquant les périodes de conservation (approuvée par arrêté du ministère de la Culture de la Fédération de Russie du 25 août 2010 n° 558) décrit en détail quels documents doivent être conservés. pendant combien de temps.

Pour les pièces comptables primaires, cette liste fixe également une durée de conservation de 5 ans. Mais la liste des dossiers du personnel (y compris les comptes personnels des salariés (et, en leur absence, les fiches de paie)) nécessite une conservation de 75 ans.

Les délais de conservation des documents dans les sociétés par actions sont fixés par une résolution de la Commission fédérale du marché papiers précieux du 16 juillet 2003 n°03 33/ps.

Les organisations décident elles-mêmes où stocker les documents traités. Afin que vous puissiez:

• conserver les documents dans l'entreprise ;
• soumettre des documents pour stockage dans une archive (étatique ou privée).

Responsabilité des violations des règles de stockage des documents

Si bureau des impôts Lors du contrôle, si elle découvre que vous ne disposez pas de documents primaires, de factures ou de registres comptables (fiscaux), elle a le droit d'infliger une amende à votre entreprise.

Le montant de l'amende pour une telle infraction (article 120 du Code des impôts de la Fédération de Russie) :

• 10 000 roubles, s'il n'existe pas de documents comptables ou fiscaux relatifs à la même période fiscale ;
• 30 000 roubles, s'il n'y a pas de documents comptables ou fiscaux pour plusieurs périodes fiscales ;
• 20% du montant impôt impayé, mais pas moins de 40 000 roubles, si le manque de documents entraînait une sous-estimation de l'assiette fiscale.

Gardez à l'esprit que les autorités fiscales ne peuvent demander les documents de l'entreprise que dans trois l'année dernière, et vous devez les conserver pendant quatre ans. Cela signifie que les autorités fiscales n'ont pas le droit d'infliger une amende à votre entreprise en vertu de l'article 120 du Code des impôts de la Fédération de Russie pour l'absence de documents comptables ou fiscaux pour la dernière (quatrième) année.

Par ailleurs, en cas de violation de la procédure et des modalités de conservation des pièces comptables, une amende administrative peut être infligée au chef d'entreprise. L'amende varie de 2 000 à 3 000 roubles (article 15.11 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie).

Attention : cette amende peut être infligée aussi bien en cas de non-respect de la législation comptable sur la procédure et les modalités de conservation des documents comptables, qu'en cas de violation des exigences du Code général des impôts en matière de conservation des documents. comptabilité fiscale.

Si le fisc découvre que vous avez enfreint les règles de conservation des documents comptables, il a le droit d'établir un procès-verbal sur cette infraction et de le transmettre au magistrat, qui décidera d'imposer une amende au chef de votre entreprise ou pas.

Le magistrat peut sanctionner en cas de violation des conditions de conservation des documents et à l'initiative des agents du service des archives. La sanction peut prendre la forme d'un avertissement ou d'une amende. L'amende infligée aux citoyens varie de 100 à 300 roubles ; pour les fonctionnaires - de 300 à 500 roubles (article 13.20 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie).

En violation des conditions de conservation des documents dans dans ce cas est compris comme une violation des délais fixés dans la Liste des documents de gestion standard générés dans les activités des organisations (approuvée par arrêté du ministère de la Culture de la Fédération de Russie du 25 août 2010 n° 558).

De nombreuses régions de Russie ont leur propre législation sur les archives, qui prévoit la responsabilité administrative en cas de violation des règles de conservation des documents d'archives. À Moscou, par exemple, il s'agit de la loi n° 67 du 28 novembre 2001 « sur le fonds et les archives de Moscou ».

Attention cependant : les autorités régionales ne peuvent établir la responsabilité administrative que dans le cadre de la loi et uniquement en cas de violation de la législation locale. Dans le même temps, l'amende infligée aux fonctionnaires ne peut excéder 50 000 roubles (article 3.5 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie).

Si les autorités locales tentent de vous infliger une amende sur la base de normes établies non pas par la loi, mais par un autre document réglementaire (décret, résolution, arrêté), ou pour des violations de la législation fédérale plutôt que régionale, ou pour un montant supérieur à 50 000 roubles, rendez-vous sur tribunal : vous avez toutes les chances de gagner le procès.

Quelles réglementations doivent être respectées pour déterminer la durée de conservation des documents comptables d’une organisation ? Est-il nécessaire de lier tous les documents comptables stockés dans le service comptable de l’organisation ?

Sur cette question, nous adoptons la position suivante :

Lors de la fixation des périodes de conservation des documents d'une organisation, il est nécessaire de s'inspirer de : la loi N 402-FZ, Code des impôts de la Fédération de Russie, la loi du 24 juillet 2009 N 212-FZ, la liste des documents d'archives de gestion standard générés dans le déroulement des activités organismes gouvernementaux, les organismes et organisations gouvernementaux locaux, indiquant les périodes de stockage, approuvés par arrêté du ministère de la Culture de Russie du 25 août 2010 N 558.
Les documents qui ne sont pas transférés aux archives de l’organisation (dont la durée de conservation peut aller jusqu’à 10 ans inclus) peuvent être regroupés par ordre chronologique et agrafés, par exemple, dans des classeurs. Dans ce cas, le dossier doit contenir le titre du dossier.

Justification du poste :

Délais de conservation des pièces comptables

Les documents comptables primaires, les registres comptables, les états comptables (financiers), les rapports d'audit les concernant sont soumis à la conservation par une entité économique pendant des périodes établies conformément aux règles d'organisation des affaires archivistiques de l'État, mais au moins cinq ans après l'année de référence ( Partie 1 de l'article 29 Loi fédérale du 06.12.2011 N 402-FZ « Sur la comptabilité », ci-après dénommée loi N 402-FZ).

Les durées de conservation des documents électroniques (registres) sont établies de la même manière que pour la documentation générée sur papier. Parallèlement, les entités économiques doivent conserver les documents de politique comptable, les normes d'une entité économique, d'autres documents liés à l'organisation et à la tenue de la comptabilité, y compris les outils garantissant la reproduction des documents électroniques, ainsi que la vérification de l'authenticité d'un document électronique. signature pendant au moins cinq ans après l'année au cours de laquelle ils ont été utilisés pour préparer les états comptables (financiers) dans dernière fois(Partie 2 de l'article 29 de la loi n° 402-FZ).

Lors de la détermination des périodes de conservation spécifiques pour des documents comptables individuels, il convient de s'inspirer de la Liste des documents d'archives de gestion standard générés dans le cadre des activités des organes de l'État, des collectivités locales et des organisations, indiquant les périodes de conservation, approuvée par arrêté du ministère de la Culture de Russie du 25 août 2010 N 558 (ci-après dénommée la Liste). Cette liste a été élaborée et approuvée conformément aux dispositions de la partie 3 de l'art. 6, partie 1 art. 17 de la loi fédérale du 22 octobre 2004 N 125-FZ "Sur les questions d'archives dans Fédération Russe" (ci-après dénommée la loi n° 125-FZ).

Conformément à l'article 1.4 de la Liste, les durées de conservation des documents sont calculées à compter du 1er janvier de l'année suivant celle de l'achèvement de leurs formalités.
Par exemple:

Documents comptables primaires et annexes à ceux-ci, qui enregistraient le fait d'une transaction commerciale et servaient de base aux pièces comptables (documents et livres de caisse, documents bancaires, souches de chéquier bancaire, ordres, feuilles de temps, avis bancaires et demandes de virement, actes de réception, livraison, radiation des biens et matériaux, récépissés, factures et rapports préalables, correspondance, etc.) sont conservés pendant 5 ans, sous réserve d'un contrôle (audit) (article 362 de la Liste) ;

Les documents (protocoles, actes, calculs, déclarations, conclusions) sur la réévaluation des immobilisations, la détermination de l'amortissement des immobilisations, l'évaluation de la valeur des biens de l'organisation sont conservés en permanence (article 429 de la Liste) ;

Les actes de transfert de droits sur des biens immobiliers et les transactions avec ceux-ci du précédent au nouveau titulaire du droit d'auteur (de bilan en bilan) sont conservés en permanence (article 432 de la Liste) ;

Traités, accords non spécifiés dans les articles individuels de la Liste - 5 ans après l'expiration du contrat, accord (article 436 de la Liste). Les contrats de donation, de location par exemple, sont conservés de manière permanente (articles 439, 449 de la Liste).

Il faut également prendre en compte ces paragraphes. 8 alinéa 1 art. 23 du Code des impôts de la Fédération de Russie établit une période de conservation de quatre ans pour les données comptables et fiscales et autres documents nécessaires au calcul et au paiement des impôts, y compris les documents confirmant la réception des revenus, des dépenses (pour les organisations et entrepreneurs individuels), ainsi que le paiement (retenue à la source) des impôts.

Dans le même temps, le paragraphe 4 de l'art. 283 et le paragraphe 7 de l'art. 346.18 du Code des impôts de la Fédération de Russie, qui sont des règles spéciales, obligent les contribuables, respectivement, à l'impôt sur les sociétés et à l'impôt payé dans le cadre de l'application d'un régime fiscal simplifié ayant pour objet l'imposition des revenus réduits du montant des dépenses. , pour conserver les documents confirmant le montant de la perte subie pendant toute la durée de son remboursement. Rappelons que les contribuables peuvent reporter les pertes sur des périodes futures dans les 10 ans suivant leur réception (clause 2 de l'article 283, clause 7 de l'article 346.18 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Nous attirons également l'attention sur le fait que certaines dépenses à l'impôt sur les bénéfices sont prises en compte sur une longue période, par exemple les immobilisations (immobilisations) et les immobilisations incorporelles (actifs incorporels), ou sont de nature différée (prises en compte non pas au moment de leur survenance, mais au moment de la vente des actifs ( Article 268 du Code des impôts de la Fédération de Russie)).

L'amortissement est une comptabilisation uniforme pendant les périodes d'utilisation des immobilisations et des actifs incorporels des dépenses qui constituent leur coût initial (articles 256, 257 du Code des impôts de la Fédération de Russie). L'article 252 du Code des impôts de la Fédération de Russie indique la possibilité de comptabiliser les dépenses uniquement si elles sont documentées.

À cet égard, le ministère russe des Finances explique que la durée de conservation des documents primaires reflétant la formation du coût initial des biens amortissables est établie par paragraphes. 8 alinéa 1 art. 23 du Code des impôts de la Fédération de Russie (4 ans), doit être calculé à partir du moment où l'amortissement est réalisé en comptabilité fiscale (pour l'acquisition d'un tel bien) (lettre du ministère des Finances de la Russie du 12/02/2016 N 03-03-06/1/7604, du 26/04/2011 N 03-03-06/1/270). Autrement dit, à des fins de comptabilité fiscale, il est nécessaire de conserver les documents primaires confirmant la formation du coût initial des immobilisations amortissables et des immobilisations incorporelles pendant au moins 4 ans après leur amortissement intégral.

Dans le même temps, les spécialistes du service financier ont également noté que, selon la Liste, les documents relatifs à la détermination de l'amortissement des immobilisations sont conservés en permanence.

Le ministère des Finances de la Russie, expliquant la procédure d'application des paragraphes. 8 alinéa 1 art. 23 du Code des impôts de la Fédération de Russie, dans la lettre du 30 mars 2012 N 03-11-11/104, indique que la période de quatre ans commence après la période de déclaration (fiscale) au cours de laquelle le document a été utilisé pour la dernière fois pour la préparation déclaration fiscale, impôt de régularisation et de paiement, confirmation des revenus perçus et des dépenses engagées. Une position similaire est énoncée dans la résolution du Présidium de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie du 24 juillet 2012 N 3546/12.

Ce Position juridique La Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie doit également être prise en compte en incluant dans les dépenses :

Pertes sous forme de montants de créances irrécouvrables (clause 2, clause 2, article 265 du Code des impôts de la Fédération de Russie, décisions de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie du 10/09/2012 N VAS-5055/12, du 09/06/2012 N VAS-7081/12). Les documents primaires confirmant leur survenance doivent être disponibles à la date de comptabilisation du sinistre ;

Pertes spécifiées dans les paragraphes. 2, 3 cuillères à soupe. 268 du Code des impôts de la Fédération de Russie, déterminé à compter de la date de vente des biens et des droits de propriété (pour plus d'informations, voir la lettre du Service fédéral des impôts de Russie du 16 février 2015 N GD-4-3/2251@ ).
Au moment de la mise en œuvre, les dépenses sont également prises en compte sous la forme :

Prix ​​pour l'acquisition (création) d'autres biens, tels que atterrir, valeurs matérielles(Clause 2, clause 1, article 268 du Code des impôts de la Fédération de Russie) ;

Le coût des inventaires, des autres biens sous forme d'excédents identifiés lors de l'inventaire, et (ou) des biens reçus à titre gratuit, et (ou) des biens reçus lors du démantèlement ou du démontage des systèmes d'exploitation déclassés, de réparation, de modernisation, de reconstruction, technique rééquipement ou liquidation partielle de l'OS (clause 2, clause 1, article 268, paragraphe deux, clause 2, article 254 du Code des impôts de la Fédération de Russie) ;

Prix ​​​​d'acquisition des droits de propriété et dépenses associées à leur acquisition (clause 2.1, clause 1, article 268 du Code des impôts de la Fédération de Russie);

Coûts d'achat des biens achetés.

Par conséquent, lors de la détermination de la durée de conservation des documents confirmant les coûts d'acquisition (création) d'immobilisations et d'actifs incorporels, d'autres biens, de droits de propriété, de biens achetés, il est nécessaire de prendre en compte les dispositions de l'art. 268 Code des impôts de la Fédération de Russie.
Les dépenses pour l'acquisition de titres sont également différées, puisque la date d'engagement des dépenses pour l'acquisition de titres est la date de leur vente ou autre cession (clause 7, clause 7, article 272 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Ainsi, les documents confirmant les dépenses liées à l'acquisition de titres doivent être conservés pendant des durées déterminées en tenant compte des dispositions des paragraphes. 7 paragraphe 7 art. 272 du Code des impôts de la Fédération de Russie (décrets de la neuvième cour d'appel d'arbitrage du 19 mars 2013 N 09AP-2671/13, FAS District de Moscou du 19 juillet 2013 N F05-7106/13 dans l'affaire N A40-74496 /2012).

Lors de la détermination des délais de conservation des documents, il faut également tenir compte du fait que les payeurs de primes d'assurance sont tenus d'assurer pendant six ans la sécurité des documents confirmant le calcul et le paiement des primes d'assurance (clause 6, partie 2, article 28 du la loi fédérale du 24 juillet 2009 N 212-FZ) .

En pratique, isoler documents comptables qui peut être stocké pendant quatre, cinq ou six ans n'est pas toujours possible. Ainsi, en comptabilité, il est conseillé d'appliquer une durée de conservation minimale de six ans à tous les documents (sauf si des durées plus longues sont fixées par la Liste).

La procédure de stockage des documents dans le travail de bureau

Les entités économiques doivent assurer la sécurité des documents pendant leurs périodes de conservation (partie 1, article 17 de la loi n° 125-FZ). Dans le même temps, il est nécessaire d'assurer des conditions de stockage sûres des documents comptables et leur protection contre les modifications (partie 3 de l'article 29 de la loi n° 402-FZ). La conservation des pièces comptables est organisée par le responsable du sujet (partie 1, article 7 de la loi n° 402-FZ).

Lors de l'organisation du stockage des documents comptables et fiscaux, il est nécessaire de se conformer aux règles d'organisation du stockage, de l'acquisition, de l'enregistrement et de l'utilisation des documents du Fonds d'archives de la Fédération de Russie et d'autres documents d'archives dans les autorités. le pouvoir de l'État, les organismes et organisations du gouvernement local approuvés par arrêté du ministère de la Culture de Russie du 31 mars 2015 N 526 (ci-après dénommés les Règles) et le Règlement sur les documents et le flux de documents en comptabilité, approuvés par arrêté du ministère de la Culture de l'URSS. Finances du 29 juillet 1983 N 105 (ci-après dénommé Règlement N 105) (dans la mesure où cela ne contredit pas les lois et autres réglementations pertinentes actes juridiques, publié ultérieurement). Voir également les informations du ministère des Finances de la Russie du 11 septembre 2015 N PZ-13/2015.

Selon le paragraphe 2 de l'art. 13 de la loi N 125-FZ entités juridiques a le droit de créer des archives dans le but de stocker des documents d'archives générés dans le cadre de leurs activités, y compris dans le but de stocker et d'utiliser des documents d'archives qui ne sont pas liés à l'État ou propriété municipale. Cela signifie que la création d'archives est un droit, mais pas une obligation, des entités économiques. Ceci est également écrit dans la clause 1.4 du Règlement.

Ainsi, l'entité économique établit de manière indépendante la procédure de conservation des documents primaires. Dans le même temps, les entités économiques peuvent transférer des documents à conserver aux archives d'État et municipales en concluant avec elles des accords d'indemnisation appropriés (partie 3 de l'article 15, partie 3 de l'article 21 de la loi n° 125-FZ).

Conformément à l'article 2.3 du Règlement, les archives de l'organisation doivent stocker les documents du Fonds des archives de la Fédération de Russie (article 5 de la loi n° 125-FZ), les documents sur le personnel et les documents avec des périodes de stockage temporaires (plus de 10 ans). La partie spécifiée du fonds documentaire constitue le fonds d'archives de l'organisation.

Les documents avec des périodes de stockage temporaires (jusqu'à 10 ans inclus) sont stockés dans les divisions structurelles de l'organisation et, à l'expiration de leurs périodes de stockage, font l'objet d'une destruction, après un examen obligatoire des valeurs des documents (clauses 4.6 -4.13 du Règlement). Avant l'examen de valeur, la destruction des documents est interdite (article 4.5 du Règlement).

Dans des cas exceptionnels, par décision du chef de l'organisme, les dossiers à durée de conservation temporaire (jusqu'à 10 ans inclus) sont transférés aux archives de l'organisme selon les inventaires des dossiers, des documents ou selon la nomenclature des dossiers (clause 4.2 du Règlement).

Ainsi, les documents d’archives de l’organisation sont d’abord constitués dans toutes ses divisions structurelles (dans le travail de bureau), puis, après examen de la valeur des documents, ils sont transférés aux archives de l’organisation pour y être stockés ou détruits.

Dans chaque unité structurelle de l'organisation, les documents de contenu similaire et liés à la même problématique des activités de l'organisation sont regroupés en dossiers (unités de stockage) (clauses 2.9, 3.3 du Règlement).

Lors de la constitution d'un dossier, il est nécessaire de se conformer aux exigences établies par l'article 4.20 du Règlement.

Conformément à l'article 4.19 du Règlement, les dossiers permanents et temporaires (plus de 10 ans) de durées de conservation permanentes et temporaires (plus de 10 ans), y compris ceux du personnel, complétés par la gestion des archives, après la fin de l'année civile au cours de laquelle ils ont été ouverts, sont préparés pour le transfert aux archives de l'organisation et sont soumis à enregistrement et description.

En fonction de la durée de conservation, un enregistrement total ou partiel des dossiers est effectué. Les cas de durées de stockage permanentes et temporaires (plus de 10 ans) et les dossiers du personnel sont soumis à un enregistrement complet.

L'enregistrement des dossiers sur papier prévoit :

Reliure ou reliure des pièces du dossier (les documents non formatés sont conservés dans des dossiers ou des boîtes rigides fermés) (article 4.21 du Règlement) ;

Numérotation des fiches de dossiers (article 4.22 du Règlement) ;

Etablir un dossier de preuve de l'affaire sous la forme établie par l'annexe n° 8 au Règlement (article 4.23 du Règlement) ;

Etablir un inventaire interne des pièces du dossier (Annexe n° 27 au Règlement) (article 4.30 du Règlement) ;

Conception de la couverture du dossier (Annexe n°28 au Règlement) (clauses 4.24-4.29 du Règlement).

Les dossiers sont transférés aux archives de l’organisation selon les inventaires dressés dans les divisions structurelles.

Il résulte de l'article 4.19 du Règlement que seuls les dossiers complétés par des travaux de bureau avec des durées de conservation permanentes et temporaires (supérieures à 10 ans) et les dossiers du personnel font l'objet d'une inscription complète (classement ou reliure, numérotation des feuilles du dossier, établissement d'un fiche de certification du document, etc.) avant transfert aux archives de l'organisme.

En ce qui concerne les dossiers contenant des documents avec des périodes de conservation temporaires (moins de 10 ans), une telle procédure n'est pas établie par le Règlement. Comme il ressort de l'article 4.2 du Règlement, ces cas ne sont pas transférés aux archives. Ils sont stockés dans les divisions structurelles de l'organisation et, à l'expiration de la période de stockage, sont sujets à destruction de la manière prescrite. La seule exception est lorsque, par décision du chef de l'organisation, les fichiers avec des périodes de stockage temporaires (jusqu'à 10 ans inclus) sont transférés aux archives de l'organisation. Ensuite, les dossiers dont la durée de conservation peut aller jusqu'à 10 ans sont transférés aux archives après la fin de l'année civile au cours de laquelle ils ont été ouverts, et ces dossiers sont soumis à un enregistrement complet.

Ainsi, dans cas général La principale exigence pour les dossiers contenant des documents dont la durée de conservation est inférieure à 10 ans est leur regroupement et leur exécution selon la procédure établie par l'article 4.20 du Règlement.

Selon cet ordre les documents dont le contenu correspond au titre du dossier sont placés dans le dossier, cependant, il est interdit de regrouper dans des dossiers des brouillons et des doubles de documents, ainsi que des documents soumis à restitution. Autrement dit, tous les cas, quelle que soit la durée de conservation des documents, doivent avoir un titre.

Lors de la constitution d'un dossier, les conditions suivantes doivent être remplies :

Les documents de stockage permanent et temporaire doivent être regroupés dans des fichiers distincts. Notons d'emblée que les documents de conservation temporaire doivent être regroupés séparément : dans des dossiers dont la durée de conservation est supérieure à 10 ans ; les fichiers dont la durée de conservation peut aller jusqu'à 10 ans inclus ;

Inclure une copie de chaque document au dossier ;

Regrouper les documents d’une même année civile dans un dossier ;

Les exceptions sont : les cas de déménagement ; affaires judiciaires; les dossiers personnels constitués pendant toute la période de travail d'une personne dans l'organisation ; les documents des organes élus et de leurs commissions permanentes, groupes de députés, qui sont regroupés pendant la période de convocation ; Documentation organismes éducatifs, qui se forment au cours année académique; les documents théâtraux caractérisant les activités scéniques au cours de la saison théâtrale ; dossiers de films, manuscrits, antécédents médicaux.

Les commandes de personnel doivent être regroupées dans des dossiers selon les durées de conservation qui leur sont fixées ;

Les documents des dossiers personnels sont classés par ordre chronologique au fur et à mesure de leur réception ;

Comptes personnels par salaires les travailleurs sont regroupés dans des caisses distinctes et classés par ordre alphabétique de nom, prénom et patronyme.

Une caisse en papier ne doit pas contenir plus de 250 feuilles d'une épaisseur ne dépassant pas 4 cm.

À notre avis, les documents qui ne sont pas transférés aux archives de l’organisation (dont la durée de conservation peut aller jusqu’à 10 ans inclus) peuvent être regroupés par ordre chronologique et agrafés, par exemple, dans des classeurs. Dans ce cas, le dossier doit contenir le titre du dossier. Le Règlement ne contient aucune autre exigence pour de tels cas. Cette procédure n'est pas en contradiction avec l'article 6.4 du Règlement n° 105.

La comptabilité est le service le plus gourmand en papier de toute entreprise. Mais vous devez vous débarrasser judicieusement de toutes sortes de documents. Ils doivent être conservés pendant au moins plusieurs années. Et certains documents ne peuvent pas être détruits avant 75 ans ! Alors, combien de temps les documents comptables doivent-ils « vivre » ?

Combien de temps conserver les documents

Bien entendu, les documents doivent être conservés au moins aussi longtemps que les inspecteurs des impôts peuvent les exiger lors d'un contrôle. Sur la base du paragraphe 4 de l'article 89 du Code des impôts de la Fédération de Russie, une inspection peut être effectuée pendant une période n'excédant pas trois années civiles précédant l'année où la décision d'inspection a été prise. Cela signifie que les documents des trois années précédentes doivent être conservés.

Entre-temps, la législation fiscale ajoute une année supplémentaire à cette période. Selon l'alinéa 8 du paragraphe 1 de l'article 23 du Code des impôts de la Fédération de Russie, les contribuables sont tenus d'assurer la sécurité des documents nécessaires au calcul et au paiement des impôts pendant quatre ans. Il s'agit notamment des données comptables et fiscales, ainsi que des documents confirmant la réception des revenus, des dépenses et le paiement (retenue à la source) des impôts. Une exigence similaire est établie pour les agents fiscaux (paragraphe 5, clause 3, article 24 du Code des impôts de la Fédération de Russie). À partir de quel moment commence-t-on à compter la période de quatre ans ?

Les impôts sont calculés sur la base des résultats des périodes fiscales (clause 1, article 55 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Il s'avère que le délai de quatre ans doit être compté à partir du lendemain de la fin de la période fiscale. Prenons par exemple la TVA : jusqu'à quelle date doit-on conserver les documents relatifs au calcul de cette taxe pour le quatrième trimestre 2004 ? Le mandat de quatre ans débutera le 1er janvier 2005 et se terminera le 31 décembre 2008. Il s'avère qu'en 2008, il est nécessaire de conserver les documents de 2004. C'est-à-dire une année qui n'est pas soumise à une inspection sur place.

Les délais de conservation des documents sont également fixés dans la législation comptable. De l'article 17 de la loi fédérale du 21 novembre 1996 n° 129-FZ « sur la comptabilité » (ci-après dénommée la loi comptable), il résulte que :
— les documents comptables primaires, les registres comptables et États financiers doit être conservé pendant des périodes fixées par les règles des affaires archivistiques de l'État, mais au moins cinq ans ;
— les documents de politique comptable et les programmes informatiques de traitement de données doivent être conservés par l'organisme pendant au moins cinq ans après l'année au cours de laquelle ils ont été utilisés pour la dernière fois pour préparer les états financiers.

Quelques exceptions à la règle générale

Ainsi, selon règle générale Les documents doivent être conservés pendant au moins cinq ans. Il s'agit du délai maximum fixé par la loi comptable. Parallèlement, la durée maximale d'un contrôle fiscal est de trois ans. Par conséquent, il est particulièrement important de maintenir la sécurité des documents liés au calcul des impôts pendant cette période. Si vous ne disposez pas de suffisamment de documents datant d'il y a, disons, cinq ans, vous ne pouvez être condamné qu'à une amende pour violation des règles de conservation des documents.

Parallèlement, dans certains cas, la durée de conservation des documents est déterminée selon des règles particulières. En conséquence, l'absence de papiers, même il y a six ans, par exemple, peut entraîner des amendes pour sous-estimation des paiements d'impôts. Examinons ces situations séparément.

« Primaire » pour les biens acquis. Les documents d'acquisition d'immobilisations doivent être conservés quelle que soit la période utilisation bénéfique ces objets. Après tout, des documents sont nécessaires pour confirmer le coût initial aux fins du calcul de l'amortissement, ainsi que de la taxe foncière. De plus, sans document « primaire », l’entreprise ne pourra pas confirmer la valeur du bien lors de sa vente. De plus, cela s'applique aussi bien aux immobilisations qu'aux autres biens (lettre du ministère des Finances de la Russie du 15 septembre 2005 n° 03-03-02/84).

Exigence particulière pour les entreprises non rentables. Le contribuable a le droit de réduire l'assiette fiscale de la période en cours pour les pertes des périodes fiscales antérieures de la manière prescrite par l'article 283 du Code général des impôts. Les pertes peuvent être prises en compte pour les 10 prochaines années. Étant donné que le chapitre 25 du Code des impôts est en vigueur depuis 2002, la perte de cette année peut être utilisée pour réduire la pression fiscale de l'entreprise jusqu'en 2012 inclus. Par ailleurs, l'article 10 de la loi fédérale n° 110-FZ du 6 août 2001 permet la comptabilisation des pertes identifiées fin 2001.

Toutefois, si une entreprise transfère des pertes vers le futur, pendant toute la période d'utilisation de cet avantage, elle est tenue de conserver des documents confirmant le montant des pertes subies (clause 4 de l'article 283 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Cette disposition permet au fisc de demander des documents sur les pertes passées que l'entreprise déclare dans sa déclaration pour la période en cours. Sur cette base, le ministère russe des Finances, dans la lettre du 3 avril 2007 n° 03-03-06/1/206, explique que l'annulation des pertes n'est possible que sur présentation de documents primaires confirmant le résultat financier obtenu.

Certes, le montant des pertes peut être confirmé par des analyses préalables contrôles fiscaux, au cours de laquelle le « primaire » qui leur est lié a déjà été étudié. Dans ce cas, une vérification documentaire répétée n'est pas requise. Cette conclusion a été tirée par la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie dans son arrêt du 6 juin 2008 n° 6899/08.

Ajoutons que l'obligation de conserver les documents sur les pertes pendant toute la période de leur amortissement s'applique également aux contribuables de la taxe agricole unifiée (clause 5 de l'article 346.6 du Code des impôts de la Fédération de Russie) et aux « travailleurs simplifiés » (clause 7 de l'article 346.18 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Radier comme irrécouvrable comptes débiteurs. Et dans ce cas, les documents devront être conservés pendant plus de cinq ans.

Rappelons : conformément à l'alinéa 2 du paragraphe 2 de l'article 265 du Code des impôts de la Fédération de Russie, les montants des créances irrécouvrables sont assimilés aux dépenses hors exploitation du contribuable en tant que perte reçue dans la déclaration (fiscale) période. Ces dépenses réduisent l'assiette fiscale lors du calcul de l'impôt sur le revenu. Bien entendu, avec pièces justificatives.

Ainsi, les principales pièces comptables justifiant le montant des créances caractérisent la valeur des droits de propriété cédés, c'est-à-dire le montant des dépenses. Par conséquent, le compte à rebours de la période de conservation de ces documents doit être recommencé à partir du moment où la créance irrécouvrable est annulée. Si vous détruisez des documents en avance sur le programme, l'entreprise perdra le droit de comptabiliser les créances irrécouvrables en charges, puisqu'elle ne pourra pas confirmer leur montant au fisc.

Durée de conservation des documents des sociétés par actions. Lors de la conservation des documents, les sociétés par actions doivent se conformer au Règlement approuvé par la Résolution FCSM n° 03-33/ps du 16 juillet 2003. En particulier, selon ce document réglementaire, ils sont tenus de conserver en permanence la charte et les comptes annuels. C'est-à-dire pendant toute la durée de vie de l'entreprise. Et en cas de liquidation de l'entreprise, les documents à durée de conservation permanente et les dossiers du personnel sont transférés aux archives de l'État. C'est si un accord a été conclu avec lui. S’il n’y a pas d’accord avec les archives, celles-ci sont alors obligées d’accepter pour stockage uniquement les documents relatifs au personnel des employés de l’entreprise. Le lieu de stockage des documents restants est déterminé par le président de la commission de liquidation ou le syndic de faillite.

Rapports fiscaux. Annuel déclarations de revenus l'entreprise doit les conserver pendant au moins 10 ans, et les trimestriels, s'il y en a annuels, pendant cinq ans. Ceci est déterminé par le paragraphe 170 de la Liste des documents de gestion standard générés dans les activités des organisations, indiquant les périodes de stockage, approuvée par Rosarkhiv le 6 octobre 2000 (ci-après dénommée la Liste des documents de gestion standard) en conjonction avec la clause 2.4. 2 du Mode d'emploi de la Liste. Les rapports trimestriels doivent également être conservés pendant au moins 10 ans, s'il n'existe pas de rapports annuels (par exemple pour la TVA). Mais les rapports mensuels en l'absence de formulaires trimestriels doivent être conservés pendant 5 ans.

Factures, carnets d'achats et de ventes. Selon les paragraphes 15 et 27 des Règles de tenue des journaux des factures reçues et émises, des livres d'achat et des livres de vente... approuvées par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 2 décembre 2000 n° 914, les livres d'achat et les livres de vente doivent être conservés pendant cinq ans à compter de la date des derniers enregistrements. Autrement dit, ces documents du quatrième trimestre 2004 devraient être conservés tout au long de 2009.

Un délai de conservation de cinq ans est également établi pour les factures. Raison - article 150 de la Liste des documents standards de gestion.

Dans le même temps, bien que les autorités fiscales aient le droit d'exiger des documents servant de base au calcul des impôts et confirmant leur paiement, mais uniquement conformément à la législation sur les impôts et taxes. Mais la liste ci-dessus n’y est pas incluse. Ainsi, par exemple, en 2009, la demande du fisc concernant une facture pour 2004 peut être ignorée.

Durée de conservation d’un certain nombre d’autres documents. Les délais de conservation d'un certain nombre d'autres documents sont fixés par un organe exécutif fédéral spécial - Rosarkhiv (clause 3 de l'article 6 de la loi fédérale du 22 octobre 2004 n° 125-FZ, décret du gouvernement de la Fédération de Russie du juin 17, 2004 n° 290). Et ils dépassent souvent cinq ans. Tournons-nous vers la Liste des documents standards de gestion déjà mentionnée.

Le comptable s'occupe principalement de la section 4 « Comptabilité et reporting », ainsi que des sections 7 « Relations de travail » et 8 « Dotation ». Nous avons résumé les éléments individuels de la liste dans un tableau.

Le tableau contient des documents dont la durée de conservation est d'un an. Mais si ces papiers appartiennent à des documents « primaires », alors, conformément à la législation comptable, ils doivent être conservés pendant au moins cinq ans.

Comment stocker et détruire correctement les documents

Une commission permanente d'experts devrait sélectionner les documents à conserver et à détruire, ainsi que fixer des délais. Il est composé des spécialistes les plus qualifiés des principaux divisions structurelles, et l'un des cadres entreprises.

Comment stocker. Le stockage des documents est un élément du flux documentaire et doit donc être réglementé Réglementation comptable(article 5 du PBU 1/98 « Politiques comptables de l'organisation »). Dans ce cas, il convient de se guider sur le Règlement sur les documents et le flux de documents en comptabilité (approuvé par le ministère des Finances de l'URSS du 29 juillet 1983, n° 105, ci-après dénommé le Règlement). Mais dans la mesure où cela ne contredit pas la législation actuelle. L'article 6.1 du Règlement stipule que les documents primaires, les registres comptables, les rapports comptables et les bilans sont soumis à un transfert obligatoire aux archives. Les documents primaires traités sont complétés mensuellement (article 6.4 du Règlement).

L'entreprise détermine de manière indépendante le lieu de stockage des documents. En règle générale, il s'agit du bureau de l'entreprise. Veuillez noter que vous pouvez stocker des papiers en dehors du bureau – ce n'est pas interdit par la loi. Vous pouvez par exemple recourir aux services de sociétés d’archives spécialisées, ce qui est souvent à la fois plus rentable et plus fiable. Mais les sociétés par actions doivent conserver un certain nombre de documents (par exemple, chartes et rapports annuels) exclusivement à l'emplacement de leur organe exécutif(Clause 2 de l'article 89 de la loi fédérale du 26 décembre 1995 n° 208-FZ « sur les sociétés par actions »).

Bien entendu, l’hébergement d’archives papier nécessite des locaux de bureau, de plus en plus chers. Il est donc plus facile de conserver électroniquement les documents comptables et fiscaux. Cette possibilité est prévue aux articles 9 et 10 de la loi sur la comptabilité et à l'article 314 du Code des impôts de la Fédération de Russie. Cela a été confirmé par le ministère russe des Finances dans une lettre du 24 juillet 2008 n° 03-02-07/1-314.

Toutefois, les responsables ont expliqué que les informations sur support informatique devraient être stockées par voie électronique. signature numérique. Conformément aux normes de la loi fédérale du 10 janvier 2002 n° 1-FZ « sur la signature numérique électronique », une telle signature équivaut à une signature manuscrite dans un document papier. Pour la gestion électronique des documents, l'entreprise crée un Système d'Information. Il est desservi par un centre de certification qui garantit l'utilisation de signatures numériques dans les documents électroniques.

Que faire des documents en cas de liquidation de l'entreprise ? Ensuite, la commission de liquidation transfère les documents sur le personnel pour stockage aux archives nationales ou municipales. Et d'autres documents d'archives, dont la durée de conservation temporaire n'a pas expiré, peuvent également être transférés aux archives en concluant un accord avec celles-ci. Ou stockez-le dans n’importe quel autre endroit. Notons que la simple destruction de ces papiers est interdite par l'article 9.7.3 des Règles de base pour le fonctionnement des archives des organisations, approuvées par la décision du Conseil de Rosarkhiv du 6 février 2002. Et pour éviter problèmes possibles Il vaut mieux ne pas faire cela avec les forces de l’ordre.

Lorsqu'une entreprise est réorganisée, les documents sont transférés à la ou aux organisations successeurs. S'il y a une séparation nouvelle organisation, elle reçoit des cas liés au profil de ses activités, ainsi que des dossiers personnels et des comptes personnels d'employés transférés pour travailler pour cette organisation.

Comment détruire. La destruction des documents est documentée par un acte approuvé par le chef de l'organisation.

Dans le même temps, il n'est pas nécessaire d'indiquer les détails de tous les documents dans l'acte d'élimination des documents. Cette conclusion découle du paragraphe 2.4.5 des Règles de base pour le fonctionnement des archives organisationnelles. Ces règles fournissent une forme unifiée de l'acte sur l'attribution des documents à détruire. Et vous pouvez y faire une seule entrée pour un groupe de documents similaires. L'entreprise a le droit de déterminer de manière indépendante quels documents sont considérés comme homogènes. Par exemple, il peut s'agir de documents portant le même nom, par exemple des factures.

Selon la loi, les dossiers contenant les documents susceptibles d'être détruits doivent être transférés pour recyclage (élimination). Par exemple, à une entreprise qui transforme des matières recyclables. Le transfert des papiers est délivré avec une facture. Le chargement et le retrait pour élimination s'effectuent sous le contrôle d'un employé qui assure la sécurité des documents dans l'organisation.

Il existe une approche plus simple pour la destruction de documents. Disons, utilisez une déchiqueteuse à papier pour cela. De plus, les documents peuvent être brûlés ou simplement jetés. Cependant, il convient de garder à l'esprit que le brûlage non autorisé constitue une violation de la législation environnementale. Jeter des documents inutiles est également risqué. Par exemple, selon le droit du travail, l'employeur est tenu d'assurer la protection des données personnelles des salariés. Et d’autres titres pourraient bien intéresser les concurrents.

Responsabilité en cas de violation des règles de stockage des documents

Selon l'article 120 du Code général des impôts, l'absence de documents primaires du contribuable, ou l'absence de factures ou de registres comptables est considérée comme une violation flagrante des règles de comptabilisation des revenus et dépenses et des éléments imposables. Une telle infraction fiscale entraîne une amende de 5 000 roubles. Mais à condition que la « pénurie » de ces documents soit découverte dans un seul pays. période imposable. Dans le cas contraire, le contribuable s'expose à une amende d'au moins 15 000 roubles. Si l'absence de documents entraîne une sous-estimation de l'assiette fiscale, le contribuable encourt une amende de 10 pour cent du montant de l'impôt impayé, mais pas moins de 15 000 roubles. La sécurité des documents n'est pas ignorée en droit pénal. Conformément au paragraphe 1 de l'article 325 du Code pénal de la Fédération de Russie, le vol, la destruction, l'endommagement ou la dissimulation de documents officiels pour des raisons d'intérêt personnel peuvent être punis d'une peine d'emprisonnement pouvant aller jusqu'à un an. Mais bien sûr les organismes d'application de la loi cet intérêt devra être prouvé. Enfin, les archivistes peuvent vérifier dans quelle mesure l'entreprise respecte la législation en matière d'archives. Selon l'article 13.20 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie, la violation des règles de stockage, d'acquisition, d'enregistrement ou d'utilisation de documents d'archives menace les fonctionnaires d'un avertissement ou d'une amende d'un montant de 300 à 500 roubles.

Comment se répartit la responsabilité du stockage des documents ?

Le chef d'entreprise et le chef comptable sont responsables de la conservation des documents. Par ailleurs, sur la base de la loi comptable, le directeur est chargé d'organiser le stockage, notamment la mise à disposition de locaux spéciaux, d'armoires verrouillables et de coffres-forts. Et le chef comptable assure la sécurité des documents et leur transfert aux archives. A cet effet, il peut désigner des personnes responsables (articles 6.6 et 6.2 du Règlement). Par exemple, au fil du temps, les informations reflétées sur papier peuvent être perdues (estompées). Dans ce cas, vous devez prendre soin de faire des copies de ces documents et de les certifier avec le sceau de l’entreprise. Cette recommandation fait suite à la lettre du ministère des Finances de la Russie du 3 avril 2007 n° 03-03-06/1/209.

Que faire des documents dont la durée de conservation est expirée ?

Tout comptable sait que tous les documents primaires doivent être conservés pendant une certaine période. Les grandes entreprises disposent d'archives spéciales pour stocker des dossiers contenant des documents comptables. Avec l’avènement de la gestion électronique des documents, une certaine partie des documents ne peut plus être imprimée, mais stockée électroniquement. Quelle que soit la méthode choisie pour conserver la documentation primaire, vous devez travailler dans le respect des délais fixés par la loi. Nous en parlerons ci-dessous.

Des informations générales sur les délais de conservation des documents primaires sont contenues dans la loi fédérale du 6 décembre 2011 n° 402-FZ. Cette partie de la législation stipule que les matières premières doivent être stockées pendant au moins cinq ans. La période peut être plus longue - et la durée de conservation exacte d'un document particulier sera déterminée par arrêté du ministère de la Culture de la Fédération de Russie. Ce document contient un tableau avec les périodes de conservation des documents comptables primaires, des registres fiscaux, des documents du personnel et d'autres documents. Le tableau présente 1 003 postes avec échéances par type de document.

La durée de conservation des documents primaires en comptabilité n'a pas changé en 2017.

Ne confondez pas les délais de conservation des documents primaires avec les délais de conservation des pièces comptables fiscales. Par exemple, une facture est un document fiscal et elle ne peut être conservée que quatre ans (clause 8, clause 1 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Gardez à l'esprit que la période de conservation des documents primaires dans le service comptable ne compte pas à partir de la date d'établissement du document, mais à partir du début de la nouvelle année de déclaration (lettre du ministère des Finances de la Fédération de Russie).

Par exemple, la facture a été établie le 24 août 2017. Selon les règles, la durée minimale de conservation est de cinq ans. Cela signifie qu’une telle facture ne pourra être détruite avant le 01/01/2023.

La durée de conservation de certains documents dépend du fait du contrôle. Par exemple, les notes de frais doivent être conservées pendant cinq ans. Si l'administration fiscale ne les a pas contrôlés pendant cette période, le délai est allongé (Arrêté du ministère de la Culture de la Fédération de Russie du 25 août 2010 n° 558).

La durée maximale de conservation est fixée pour les documents du personnel (commandes, cartes des salariés), les divers documents de paie. Ces documents doivent être conservés pendant au moins 75 ans.

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Délais de conservation des documents électroniques

La loi précise que le certificat primaire peut être délivré sous forme papier et électronique (partie 5 de la loi fédérale du 6 décembre 2011 n° 402-FZ). Si un document électronique est délivré conformément à la loi, il est soumis aux mêmes délais de conservation que la version papier.

Il n'existe pas de programme unique pour stocker des documents par voie électronique. Ainsi, les ordres de paiement peuvent être stockés dans système bancaire client-banque. Les documents primaires, tels que les factures, les UPD, les actes, peuvent être stockés dans un programme ou un service comptable à travers lequel s'effectue le flux de documents électroniques. Il est également possible de stocker des documents électroniques dans une archive électronique spéciale ou dans le cloud. Les documents électroniques peuvent être stockés de différentes manières ; la tâche du chef comptable est d’assurer leur sécurité et leur lisibilité même après des années.

Alors, résumons. À la question de savoir quelle est la durée minimale de conservation des documents comptables primaires fixée par la loi, nous pouvons répondre en toute sécurité - cinq ans. Les durées de conservation des documents électroniques peuvent être calculées sur la base des durées de conservation des documents papier. Ces dates coïncident. La méthode choisie de stockage des documents doit être reflétée dans la politique comptable.

Les durées de conservation des documents comptables dans une organisation sont déterminées par la loi comptable et une liste spéciale. Dans notre article, vous découvrirez la durée de leur période de stockage, ainsi que les caractéristiques de détermination des périodes de stockage de documents individuels dans diverses situations.

Pourquoi conserver les documents comptables ?

Tout comptable sait que tout document établi dans une entreprise ou reçu des contreparties a sa propre valeur et doit être conservé. Sur la base des informations contenues dans les documents primaires, la comptabilité est effectuée et les états financiers sont établis. La vérification des données comptables et comptables par toutes les autorités de régulation est effectuée à l'aide de documents primaires.

Tous les documents et rapports comptables primaires doivent être conservés pendant des périodes légalement définies.

Les délais de conservation des documents comptables sont régis par la loi « sur la comptabilité » du 6 décembre 2011 n° 402-FZ et par la liste approuvée par arrêté du ministère de la Culture de la Fédération de Russie du 25 août 2010 n° 558.

Ce qui est le plus important - la liste ou la loi n° 402-FZ

En comparant les durées de conservation des documents comptables précisées dans la liste et la loi n° 402-FZ, les conclusions suivantes peuvent être tirées :

• la liste fixe des durées de conservation différentes selon la nature et l'importance des documents classés comptables ;
• La loi n° 402-FZ prévoit une durée de conservation de 5 ans pour les documents comptables, mais ne précise pas les modalités par type de document ;
• au paragraphe 1 de l'art. 29 de la loi n° 402-FZ stipule que la base pour déterminer les périodes de conservation de la documentation est une liste.

Ainsi, pour décider du sort d'une facture, d'un bilan ou d'une attestation comptable, il faut partir en priorité des délais indiqués dans la liste. Toutefois, leur durée de conservation ne peut être inférieure à 5 ans.

La durée de conservation des documents comptables spécifiée à l'art. 29 de la loi n° 402-FZ, concerne également les politiques et normes comptables de l'entreprise, y compris les documents existants dans formulaire électronique. Ces derniers ne peuvent pas non plus être détruits dans un délai de 5 ans. La période de stockage commence l'année suivant celle de leur dernière utilisation (clause 2, article 29 de la loi n° 402-FZ).

Vous découvrirez quelle signature numérique doit être signée dans le document primaire électronique à partir du matériel « Les documents primaires électroniques doivent être signés par l'UKEP » .

Comprenons les délais à l'aide d'un exemple

OOO " Aménagement paysager", fondée il y a plusieurs années, s'est progressivement implantée dans son segment de marché. La partie comptable des travaux a été réalisée par une équipe de 4 personnes. Chaque spécialiste s'est vu attribuer des domaines comptables spécifiques et le chef comptable était responsable du reporting et de l'interaction avec les contrôleurs.

Au cours de la dernière période de travail comptable, d'innombrables dossiers contenant de la documentation se sont accumulés dans les placards et les buanderies. Il est temps de s'en occuper.

La plupart des données primaires étaient des actes de travail effectués - sur cette base, les revenus de l'entreprise étaient régulièrement déterminés, reflétés dans ses États financiers.

Découvrez la préparation des certificats de travaux terminés dans ce article .

Des volumes importants de dépôts papier étaient constitués de factures pour les matériaux achetés, de bulletins de versement, de fiches de salaire et de calculs associés.

Un rack séparé était entièrement rempli de documents comptables, de déclarations, de rapports dans Fonds de pension et l'assurance sociale, ainsi que des formulaires statistiques.

Chaque comptable a dressé une liste de dossiers avec la documentation comptable de son domaine, et le chef comptable a systématisé toutes les informations dans un tableau unique dont l'une des colonnes était dédiée aux durées standards de conservation des documents extraits de la liste.

Tableau « Délai de conservation des documents comptables dans une organisation »

Document de Landscape Design LLC	Durée de conservation selon la liste, approuvé par l'arrêté n° 558
Certificats de travaux exécutés dans le cadre de contrats pour les activités principales	Dans les 5 ans après la fin de la durée pour laquelle le contrat a été conclu
Traités et accords additionnels	Dans les 5 ans après l'expiration (sauf indication contraire dans d'autres articles de la liste)
Procurations pour recevoir de l'argent et des biens et matériaux	Au moins 5 ans
Relevés pour l'émission des salaires, avantages sociaux, aide financière et autres paiements	Au moins 5 ans, et en l'absence de comptes personnels - au moins 75 ans
Registre d'informations sur les revenus des particuliers	Au moins 75 ans
Contrats de travail et cartes personnelles des salariés	Depuis 75 ans
Feuilles de temps, journaux de temps de travail	Au moins 5 ans (au moins 75 ans dans des conditions dangereuses, graves et conditions nuisibles travail)
Informations sur les revenus des particuliers	Au moins 5 ans, et s'il n'y a pas de comptes personnels ou de fiches de paie - au moins 75 ans
États comptables (financiers) annuels	En permanence*
Politiques comptables, plan comptable, formes de documents comptables primaires	Au moins 5 ans
Grand livre général, feuilles de chiffre d’affaires, fiches de comptes, etc.	Au moins 5 ans
Fiches comptables des immobilisations	Au moins 5 ans après la liquidation de l'établissement
Déclarations de TVA, transports, terrains, bénéfices	Au moins 5 ans
Déclaration à la Caisse d'assurance sociale	Les calculs annuels sont constants*, et trimestriels pendant 5 ans
Déclaration à la Caisse de pension	Minimum 5 ans, et si l'organisation ne dispose pas de comptes personnels ni de registres de paie, alors au moins 75 ans
Informations individuelles dans la Caisse de pension pour les salariés	Au moins 75 ans
Reporting aux statistiques : - annuel; - semestriel et trimestriel ; - une fois; - mensuel	En permanence*. 5 ans ou définitivement* en l'absence d'annuels. En permanence*. Annuel ou continu* en l’absence d’autre reporting
Correspondance concernant les pénalités et amendes imposées à l'entreprise	Au moins 5 ans

N'ignorez pas le signe * dans le tableau. Cela signifie que le document doit être conservé pendant toute la durée d'activité de l'entreprise.

Toute la documentation indiquée dans le tableau concerne directement ou indirectement la comptabilité, c'est pourquoi le chef comptable de Landscape Design LLC a augmenté les durées dépassant la durée de conservation de 5 ans prévue par la loi n° 402-FZ jusqu'aux limites indiquées dans la liste.

Considérant que l'entreprise n'a pas encore célébré son 5ème anniversaire depuis le début des travaux, aucun des documents présentés dans le tableau ne peut être détruit. Pour nettoyer les locaux encombrés de papier, le service comptable a attribué un bureau spécial, où ils ont déposé les documents en attente d'expiration.

Nuances de comptabilité pour les périodes de conservation de la documentation comptable

DANS activités pratiques Landscape Design LLC a eu des cas de vente d'immobilisations à perte. Aux fins de la comptabilité et de la comptabilité fiscale des immobilisations, les mêmes documents sont utilisés. La différence réside uniquement dans la comptabilisation des dépenses liées à leur cession. Ce fait doit également être pris en compte lors de la détermination de la durée de conservation des documents.

Par exemple, il y a 2 ans, l'entreprise a acheté une voiture VAZ-21102 (code OKOF 15 3410010). Basé sur le fait que selon la classification OS, il appartient au 3ème groupe d'amortissement, la durée d’utilité (SPI) a été fixée à 5 ans. En raison de pannes constantes, il a été décidé de vendre la voiture à n'importe quel prix proposé. Le produit de la vente s'est avéré inférieur à la valeur résiduelle du bien, et la perte de la vente selon les normes comptables fiscales pendant 3 ans (le SPI restant) sera également prise en compte dans le calcul de l'impôt sur le revenu.

IMPORTANT!Les nuances de la comptabilisation fiscale des pertes résultant de la vente d'immobilisations sont reflétées à l'article 3 de l'art. 268 Code des impôts de la Fédération de Russie.

Découvrez les spécificités du regroupement des dépenses à des fins de comptabilité fiscale ici. matériel .

Ainsi, tous les documents liés à la formation de la valeur initiale et résiduelle, à la durée de l'investissement en coentreprise, aux contrats et actes de vente, ainsi que les attestations et calculs de comptabilisation des pertes résultant de la vente d'immobilisations doivent être conservés pendant au au moins 4 ans après la fin de l'inclusion de la perte spécifiée dans l'assiette fiscale. Cela est dû au fait que lors d'un contrôle, l'administration fiscale a le droit d'examiner les documents des 3 années précédant le contrôle. Ainsi, les documents sur l'immobilisation spécifiée devront être conservés pendant au moins 9 ans.

Le cas considéré n’est pas le seul où la durée de conservation des documents est prolongée. Dans la section suivante, nous présenterons d'autres situations.

Autres cas d'augmentation de la durée de conservation des produits primaires

Si Landscape Design LLC fonctionnait avec une perte, puis en tenait compte lors du calcul de l'impôt sur le revenu, les documents devraient être conservés pendant toute la période de transfert de la perte plus 4 ans après son amortissement complet. Dans ce cas, il est impossible de se débarrasser ni du document principal confirmant la perte subie, ni des autres certificats et calculs sur la base desquels cette perte a été transférée.

Par exemple, les documents comptables et fiscaux des pertes subies en 2018 et comptabilisées sur les 10 prochaines années devront être conservés jusqu'à fin 2032.

La durée de conservation des pièces comptables devra également être augmentée dans le cas suivant. Landscape Design LLC a fourni des services à un client qui n'a pas payé rapidement le travail effectué et n'a pas répondu aux lettres et aux plaintes. L'entreprise n'a pas été exclue du registre d'État, mais n'a pas remboursé sa dette. Landscape Design LLC n'a pu prendre en compte les créances douteuses qu'en 2018, et l'organisation devra conserver tous les documents liés à cette situation jusqu'à fin 2022.

Résultats

Factures, certificats de travail effectué, relevés de paiement de salaire, rapports - les contribuables sont tenus de conserver ces documents comptables et bien d'autres pour les périodes établies par une liste spéciale. Ces délais ne peuvent pas être réduits, mais dans certains cas ils doivent être augmentés (lors du report de pertes, de l'annulation de créances irrécouvrables, de la vente d'immobilisations à perte).