Instructions utilisées dans le travail du service d'approvisionnement. Description du poste du fournisseur de l'entreprise

Une description de poste détaillée pour tout employé a généralement la structure suivante :

Dispositions générales.
Fonctions et tâches.
Responsabilités professionnelles.
Droits.
Responsabilité.
Mode de fonctionnement.
Des relations.

Pour référence : le législateur n'établit pas d'exigences concernant le contenu et la forme des instructions, d'où l'on peut conclure que chaque employeur a le droit, à sa discrétion, de compléter ou de réduire les sections ci-dessus.

Ci-dessous, nous examinerons plus en détail le contenu de certaines parties du document. Commençons par l'analyse responsabilités professionnelles employé, puisque cette section soulève en pratique le plus de questions.

Responsabilités professionnelles du chef du service d'approvisionnement

La section de l'instruction « Responsabilités professionnelles du responsable de l'approvisionnement » comprend généralement la liste suivante :

gestion du service approvisionnement;
organiser le travail pour fournir à l'entreprise les matières premières, les fournitures, etc. nécessaires ;
assurer le contrôle de l'état des réserves de matières premières ;
élaboration de plans pour la logistique de l’entreprise et gestion de leur mise en œuvre ;
participation à la conclusion d'accords sur la logistique de l'organisation ;
participation au contrôle des marchandises à l'arrivée et de la sécurité de leur emballage ;
mener des recherches sur le marché des services afin de sélectionner les conditions de coopération les plus favorables ;
tenir des rapports sur les dépenses des fonds, etc.

La liste des responsabilités professionnelles d'un salarié peut varier en fonction de la direction de l'entreprise, du cercle de personnes qui lui sont subordonnées et de la présence/absence d'un service dans l'entreprise qui s'occupe d'un travail similaire, mais à plus petite échelle (par exemple , logistique).

Droits et responsabilités du chef du service approvisionnement

La section de la description de poste « Droits de l'employé » comprend une liste de droits dont un employé a droit pour remplir les fonctions qui lui sont assignées. Dans la plupart des cas, ceux-ci comprennent les éléments suivants :

la capacité de contrôler les activités des employés subordonnés et de leur donner les instructions appropriées ;
représenter les intérêts de l'organisation dans les négociations avec des sociétés tierces sur des questions relevant de la compétence du chef du service d'approvisionnement ;
interaction avec d'autres départements et services de l'entreprise ;
prendre des décisions dans les limites de sa compétence ;
exigence de la direction de créer les conditions pour la mise en œuvre du processus de travail.

Dans la partie de l'instruction consacrée à une description des responsabilités du salarié (parfois combinée à une section sur les droits), il est nécessaire de refléter des informations sur ce dont le chef du service d'approvisionnement est responsable dans le cadre de ses activités. On peut notamment parler de :

Vous ne connaissez pas vos droits ?

sur la responsabilité disciplinaire (pour manquement ou exécution inexacte des fonctions officielles) ;
administratif (en cas de violation de la législation administrative) ;
criminel (si l'employé commet un crime).

Quant à la responsabilité matérielle, le salarié l'assume dans le cadre d'un contrat de responsabilité financière conclu avec lui, qui précise son volume (total, partiel, collectif, etc.).

Dispositions générales, horaire de travail, fonctions et procédures d'interaction

La section « Dispositions générales » indique le nom du poste et du service - le lieu de travail du salarié conformément à celui approuvé par l'entreprise. tableau des effectifs, ainsi que la procédure de nomination et de révocation d'un salarié d'un poste. Il convient ici de déterminer la procédure de remplacement d'un salarié en cas d'absence et de fournir une liste des réglementations et lois locales dont il doit suivre les dispositions dans ses activités. Il est conseillé d'écrire dans cette section et les exigences de qualification au métier.

La section « Fonctions et tâches » présente les principaux domaines de travail du chef du service des approvisionnements et l'étendue de ses activités. Des activités spécifiques visant à accomplir la tâche principale peuvent également être indiquées ici. Par exemple, la tâche principale chef du service d'approvisionnement - fournir à l'organisation des ressources matérielles et techniques. Pour ce faire, il doit faire des listes de besoins, rechercher des fournisseurs, etc.

La rubrique « Horaires de travail » comprend une indication de l’horaire de service du salarié prenant en compte :

disponibilité des quarts de travail;
travailler le week-end;
devoir, etc.

Toutefois, si des informations à ce sujet sont disponibles dans le contrat de travail du salarié, cette section peut alors ne pas être incluse dans la description de poste.

Dans la rubrique « Relations », vous devez indiquer la procédure d'interaction du chef du service approvisionnement avec d'autres services et départements de l'entreprise, si nécessaire, en construisant une chaîne d'échange de documents.

La procédure d'élaboration et d'application de la description de poste du chef du service approvisionnement

Une description de poste pour le chef du service d'approvisionnement est généralement élaborée par un employé du service des ressources humaines ou un employé responsable de la protection du travail dans l'entreprise. Ensuite, le document est soumis pour approbation au supérieur immédiat de l'employé (par exemple, le directeur d'un département), qui, sur la base des résultats de l'examen, a le droit d'apporter des modifications aux instructions et de formuler ses commentaires. Après finalisation, le document est soumis pour approbation au chef de l'organisation.

Le chef du service approvisionnement prend connaissance du texte des instructions en cours d'emploi. En signe d'accord avec les termes du document, il appose sa signature soit à un endroit spécialement désigné dans la notice, soit dans la fiche de familiarisation qui y est jointe. Si, pour une raison quelconque, l'employé refuse de signer, un rapport correspondant est établi à ce sujet.

Remarque : avant de refuser de signer un document en raison d'un désaccord sur certains points, il est conseillé de négocier avec le responsable de l'organisation et d'expliquer son point de vue. Il est fort possible que la direction prenne en compte les commentaires et propositions de modifications des instructions.

S'il est nécessaire d'apporter des modifications aux fonctions de l'employé à l'avenir, le chef de l'organisation n'a le droit de le faire qu'avec le consentement de l'employé, puisque le législateur interdit de modifier unilatéralement la fonction de travail de l'employé.

Fournir- il s'agit d'une activité qui comprend les procédures d'achat, de livraison, de réception, de stockage et de préparation avant-vente des produits.

Gestion des achats est l'activité de coordination de l'interaction des acteurs de la chaîne d'approvisionnement afin d'apporter une valeur ajoutée aux consommateurs.

1) description de la structure organisationnelle de l'unité d'approvisionnement ;

2) réglementations sur les achats de valeur ;

3) réglementation sur l'éthique des activités d'approvisionnement. Fonctions d'approvisionnement :

1) identifier et étudier les sources de ressources et les fournisseurs de produits ;

2) déterminer le besoin et calculer la quantité de produits commandés ;

3) décision sur la commande ;

4) établir la quantité et le calendrier des livraisons et les surveiller ;

5) gestion des stocks ;

6) enregistrer et surveiller les progrès de l'exécution des obligations contractuelles.

Principes d'approvisionnement :

1) systématique - livraison des produits sur la base des calendriers de livraison prévus ;

2) rythmicité - livraison des produits à des intervalles relativement égaux ;

3) efficacité - mise en œuvre du processus de fourniture de produits en fonction de l'évolution de la demande ;

4) efficacité - coûts minimes de temps de travail, de ressources matérielles et financières pour la livraison des produits. Accompli par utilisation efficace Véhicule;

5) centralisation - fournir aux consommateurs des produits en utilisant les forces et les moyens des fournisseurs ;

6) fabricabilité - utilisation technologies modernes approvisionnement et approvisionnement.

Développement du programme d'approvisionnement- détermination du type et de la quantité de produits achetés sur différents marchés, ainsi que du moment de l'achat d'un type particulier de produit.

Exigences du système d'approvisionnement :

1) assurer un flux continu de produits (assurer un flux continu de matières premières, de composants et la fourniture de services nécessaires à la vie de l'entreprise) ;

2) gestion des stocks (réduire au minimum le niveau d'investissement associé aux stocks de produits et les coûts de leur entretien) ;

3) maintenir le niveau de qualité du service client ;

4) travailler avec les fournisseurs (recherche de fournisseurs compétents) ;

5) standardisation (achat de produits standards lorsque cela est possible) ;

6) atteindre le coût total minimum du service (le processus d'approvisionnement nécessite la disponibilité des produits et services au coût le plus bas) ;

7) assurer l'avantage concurrentiel de l'entreprise ;

8) développer des relations et établir des relations de travail harmonieuses, productives avec les employés d'autres départements fonctionnels de l'entreprise ;

9) assurer l’approvisionnement tout en réduisant les frais généraux. La fiabilité de l'approvisionnement est la garantie de fournir au consommateur les produits dont il a besoin dans un délai prévu. Toute entreprise, tant manufacturière que commerciale, dans laquelle sont traités des flux de matières, comprend un service (service d'approvisionnement) qui achète, livre et stocke temporairement des éléments de main-d'œuvre (matières premières, produits semi-finis, biens de consommation).

Le service d'approvisionnement, étant un élément de l'entreprise qui l'a organisé, doit s'insérer organiquement dans le système micrologistique qui assure le passage des flux de matières dans la chaîne d'approvisionnement-production-vente.

Dans cet article, vous découvrirez pourquoi une entreprise a besoin d'un service des achats, quelle structure du service des achats peut être considérée comme optimale et comment organiser une gestion efficace du service des achats. Les réponses à ces questions, ainsi que des informations détaillées Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les fonctions et les responsabilités du service des achats.

Pourquoi une entreprise a-t-elle besoin d’un service achats ?

Travail du service approvisionnement nécessaire pour maintenir un approvisionnement suffisant en biens dans l'entreprise. Il s'occupe de déterminer les besoins de l'entreprise en certains matériaux, biens, ressources techniques, ainsi que d'organiser leur stockage et leur délivrance, de contrôler la finalité de l'utilisation des ressources matérielles et techniques et de favoriser leur épargne.

Pour résoudre ce problème, les employés du service d'approvisionnement devront étudier, prendre en compte l'offre et la demande pour toutes les ressources matérielles consommées, ainsi qu'analyser le niveau et les fluctuations des prix des produits, pour les services intermédiaires, rechercher l'option la plus rentable. pour la distribution des marchandises, optimiser leurs stocks en tenant compte de la réduction des coûts d'entrepôt et de transport-approvisionnement

Directeur de production : fonctions et exigences du poste

La fonction principale du service d'approvisionnement est la fourniture optimale et opportune de ressources matérielles appropriées pour la production - d'une qualité et d'une complexité appropriées.

Quelles fonctions le service achats remplit-il ?

Les fonctions du service achats sont présentées en 3 domaines fondamentaux :

1) Planification, comprenant :

Etude des internes et environnement externe entreprises, marchés pour des produits individuels ;

Prévision, détermination des besoins de l'entreprise en ressources matérielles de tous types avec planification de relations économiques optimales ;

Planifier les besoins en matériel avec fixation d'une limite de fournitures aux ateliers ;

Optimisation des stocks de production ;

Planification opérationnelle des approvisionnements.

2) Fonctions organisationnelles :

Collecte d'informations sur les besoins en produits, participation à des expositions commerciales, foires, enchères, etc.
- analyse des sources de satisfaction du besoin en ressources matérielles afin de déterminer la optimale ;
- obtenir et organiser la réception de ressources réelles ;
- conclure des contrats de fourniture d'affaires avec des fournisseurs sélectionnés ;
- doter les sites, ateliers et lieux de travail des ressources matérielles nécessaires ;
- l'organisation de l'entreposage, qui fait partie des autorités d'approvisionnement.

3) Contrôle et coordination des travaux, comprenant :

Contrôler le respect des obligations contractuelles des fournisseurs, les délais de livraison ;
- contrôle entrant de la complexité et de la qualité des ressources matérielles fournies à l'entreprise.
- contrôle des stocks de production ;
- faire des réclamations contre les entreprises de transport et les fournisseurs ;
- analyse du travail du service d'approvisionnement, élaboration de mesures de coordination des activités d'approvisionnement, augmentant l'efficacité de ses activités.

Structure du service d'approvisionnement

Parmi les principaux facteurs déterminant la structure du service approvisionnement, il convient de noter :

1. Taille de l’entreprise ;

2. Affiliation à l'industrie ;

3. Type de production ;

4. Numéro et position géographique Fournisseurs;

5. Volumes et gamme de ressources matérielles consommées

6. Volumes et gamme de produits fabriqués.

Les unités qui composent le service d'approvisionnement, leur nombre et leurs fonctions dépendent de ces facteurs. Le service d'approvisionnement est organisé en tenant compte de l'expérience d'entreprises similaires, ainsi que des exigences relatives à la mise en œuvre efficace de toutes les fonctions d'approvisionnement.

Lors de la création d'un service d'approvisionnement, la condition principale est le principe d'exhaustivité et de complexité - la structure doit inclure toutes les divisions impliquées dans l'approvisionnement.

Un facteur important influençant la structure du service des achats est la taille de l'entreprise. Les services d’approvisionnement varient selon les entreprises de différentes tailles. Dans les grandes entreprises, un système de gestion des achats, de la logistique et des achats est organisé avec différentes divisions et départements selon les fonctions et les domaines d'activité. Dans les entreprises de taille moyenne, des départements d'approvisionnement matériel et technique, de logistique et d'approvisionnement sont organisés.

La gestion des fournitures matérielles et techniques dans les petites entreprises est assurée par le chef d'entreprise ou son adjoint - ceci est typique des entreprises non productives. Dans une petite entreprise, à mesure qu'elle s'agrandit, un service d'approvisionnement peut être créé. Lors de la création d'un service approvisionnement dans une entreprise, toutes les fonctions d'entreposage, de livraison et de gestion des stocks lui sont transférées.

Parmi les principaux types Structures organisationnelles les prestations de fourniture sont notées :

1. Structure fonctionnelle :

Département des transports ;

Service des achats;

Service de planification et d'expédition ;

Installations de stockage ;

Groupe de dédouanement des marchandises.

Cette structure du service approvisionnement convient aux entreprises de taille moyenne sans service logistique. Le service de planification et d'expédition s'occupe de la planification des achats, du contrôle, de la régulation et de l'analyse de la mise en œuvre du plan d'approvisionnement. La structure fonctionnelle est basique, ses éléments sont présents dans d'autres types de structures organisationnelles du service d'approvisionnement. Dans les petites entreprises, en règle générale, le service MTS comprend un service de transport, un service des achats et un entrepôt.

2. Structure des produits. Lorsqu'une entreprise utilise un large éventail de ressources matérielles avec des volumes d'achats importants, des divisions de produits de base peuvent être créées au sein du service d'approvisionnement qui travaillent avec des ressources matérielles de certains types. Une structure similaire est typique des grandes sociétés de commerce de gros et de fabrication.

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Les divisions de produits sont engagées dans les fonctions opérationnelles d'approvisionnement et d'achat de ressources matérielles spécifiques. Le groupe de planification et de répartition est engagé dans la planification, le suivi et la régulation de la mise en œuvre du plan d'approvisionnement. Le groupe de dédouanement assure l'enregistrement des documents douaniers avec le passage en douane des matériels achetés à l'étranger.

3. Structure du marché. Lorsqu'une entreprise achète des ressources sur différents marchés ou dans différents pays, des divisions régionales sont constituées au sein du service d'approvisionnement, travaillant avec les fournisseurs de ces marchés (pays). Ainsi, il sera possible de prendre en compte les normes juridiques et les spécificités de ces marchés.

4. Structure matricielle du service d'approvisionnement - se forme lors de la mise en œuvre de plusieurs projets dans l'entreprise ou lors de la sortie différents types des produits. Dans ce cas, pour chaque produit ou projet, sa propre unité d'approvisionnement est constituée.

Lorsqu'un service logistique est créé dans une entreprise, les services transport, expédition, dédouanement et entrepôt sont transférés à sa structure.

Les magasins des grandes entreprises disposent de leurs propres services d'approvisionnement impliqués dans la planification. Régulation opérationnelle de l'approvisionnement des sites et ateliers en ressources matérielles. Ces divisions disposent de leurs propres entrepôts, recevant des ressources matérielles des entrepôts du service d'approvisionnement de l'entreprise.

Le service d'approvisionnement des grandes entreprises peut comprendre un service de coopération externe qui fournit des composants et des produits semi-finis auprès des fournisseurs. Ces départements peuvent être construits sur la base d’une caractéristique produit ou fonctionnelle.

Où le service achats trouve-t-il les fournisseurs ?

Catalogues et listes de prix ;

L'Internet;

Revues spécialisées;

Foires et expositions;

Institutions financières des organismes officiels, banques ;

Annuaires commerciaux ;

Commerces et ventes aux enchères ;

Missions commerciales ;

Propre recherche ;

Concurrents de fournisseurs potentiels ;

Contacts personnels, correspondance avec d'éventuels fournisseurs ;

Spécialisé agences de presse, organismes de recherche;

Association commerciale;

Chambres d'enregistrement, ministères, services de licences, bureau des impôts et d'autres organismes ayant des informations ouvertes.

Les achats peuvent apporter des avantages significatifs

sur une base concurrentielle

Si vous soupçonnez des spécialistes du service d'approvisionnement de pots-de-vin, vous devez demander aux employés d'un autre service de procéder à un audit éclair des conditions d'approvisionnement. Notamment, comparer vos prix d'achat avec les prix publics, demander des propositions pour les principaux biens achetés au nom d'une entreprise fictive (ou auprès d'une autre entreprise, si la personne contrôlée ne connaît pas les relations entre les entreprises). Grâce à une telle communication, il sera possible de déterminer les prix réels du fournisseur et de comprendre ses méthodes de lobbying auprès des entreprises acheteuses.

Établir une coopération entre les départements. Le service des achats doit contrôler les informations sur le marché, en informant le service de production (service commercial dans une société commerciale) de l'émergence de nouveaux produits avec une meilleure valeur pour le consommateur, des propriétés proposées par les fournisseurs. Les fournisseurs recevront des données des fournisseurs sur les nouveaux produits et technologies. , apportant de nouvelles opportunités à leurs entreprises de travail.

La logistique et l'approvisionnement technique d'une entreprise sont une tâche primordiale que la direction doit résoudre pour garantir que les tâches assignées sont accomplies de la manière la plus efficace possible.

Spécificités de l'approvisionnement des entreprises

Pour les petites entreprises proposant une gamme étroite de produits, il peut s'agir d'un spécialiste de l'approvisionnement. Pour les organisations de taille moyenne qui fabriquent une gamme de produits plus large, en règle générale, un service d'approvisionnement est déjà organisé. Dans les grandes entreprises disposant d'une gamme de produits développée, il n'est pas rare de créer des services d'approvisionnement (directions) avec une structure développée.

Dans les cas où les groupes de produits individuels sont importants en volume et en assortiment complexe, un service d'approvisionnement en matériaux spécialisé est créé par domaine.

Par exemple, dans toutes les entreprises de l'industrie des tubes, les bureaux de métallurgie faisaient partie des divisions de production des usines. Ceci se justifie par le fait que la gamme de flans s'élevait à des dizaines de milliers d'articles et que l'établissement des plannings de production dépendait directement du rythme de ses livraisons.

Service Achats : fonctions

Organisation de la formation d'une gamme de matériaux pour la production.
Planification des approvisionnements par année et par périodes de l'année (trimestre, mois).
Étudier le marché des fournisseurs des groupes de produits nécessaires en participant à des expositions, foires et autres événements similaires. Sélection des options d'approvisionnement optimales en tenant compte de la logistique.
Conclure des contrats pour la fourniture de ressources matérielles et suivre leur mise en œuvre.
Organisation de la réception des marchandises et produits entrants conformément aux documents en vigueur (Règlement de Livraison, Instructions P-6 et P-7).
Placement optimal des actifs matériels achetés dans les entrepôts, en tenant compte de la logistique interne de l'entreprise.
Élaboration de normes de consommation pour les différents produits en production et suivi de leur mise en œuvre.
Élaboration de propositions pour remplacer des matériaux coûteux par des matériaux moins chers, en tenant compte de leur fabricabilité.
Organisation d'activités pour l'élaboration et la mise en œuvre de normes d'entreprise en termes de support matériel.

Ce travail dans l'entreprise est dirigé par le chef du service des approvisionnements. Il rapporte directement au Directeur Commercial.

Organisation de l'approvisionnement en matériel

Le service d'approvisionnement, dont les fonctions sont évoquées ci-dessus, est généralement structuré en trois domaines principaux :

Groupes de matériaux. Ils organisent et contrôlent l'approvisionnement en biens de certains groupes (vêtements et chaussures de travail, fournitures de bureau, roulements, lubrifiants et carburants, articles ménagers, etc.), contrôlent leur bonne utilisation conformément aux exigences du processus technologique. L'entreposage fonctionne en contact direct avec eux.
Service de contrôle qualité à la réception. Organise le contrôle à réception des matériaux et produits conformément aux dispositions mentionnées ci-dessus. Le groupe doit inclure la participation d'un avocat qualifié responsable du travail de réclamation. La base pour mener à bien ses activités est la norme d'entreprise correspondante.
Bureau des normes. Cette division élabore et surveille la mise en œuvre des normes de consommation de matières. Il comprend un spécialiste chargé de la circulation en temps opportun des documents comptables et financiers et du reporting y afférent, ainsi qu'un économiste ou un groupe correspondant. Cela dépend de la taille de l’entreprise et du volume du flux d’informations.

Chef du Département Achats

Un ingénieur de formation supérieure en économie et possédant une expérience significative dans un poste similaire est nommé à ce poste.

Le chef de service représente la catégorie « managers ». Il exerce les fonctions de son poste conformément aux documents réglementaires et autres en vigueur sur l'approvisionnement matériel et technique, à la Charte de l'organisation et aux instructions et arrêtés pertinents de la haute direction, description de poste.

Compétence

Le chef du service approvisionnement doit savoir :

les documents réglementaires et législatifs relatifs à l’approvisionnement de l’organisme ;
méthodes agricoles commerciales;
des orientations prometteuses pour le développement de l'entreprise ;
les méthodes de planification de la consommation des ressources matérielles, la procédure d'établissement des normes et de suivi de la mise en œuvre des indicateurs de dépenses ;
organisation de l'entreposage;
la procédure de conduite des travaux contractuels avec les fournisseurs ;
le niveau des prix de gros et de détail des matériaux utilisés ;
législation de base sur le travail, la protection du travail et la sécurité incendie.

Responsabilités professionnelles du chef du service d'approvisionnement

Organisation de la fourniture à l'entreprise de ressources matérielles dans la qualité et la quantité requises, ainsi que de leur utilisation rationnelle pour efficacité maximale production.
Gestion de la planification à long terme et actuelle en termes de soutien aux activités de base, aux besoins du service de réparation et de maintenance et aux autres besoins de l'entreprise sur la base de l'application de normes progressives de consommation de matériaux.
Trouver des moyens de couvrir les besoins de production en utilisant les réserves internes.
Assure la conclusion de contrats pour la fourniture des ressources nécessaires, recherche l'opportunité d'établir des liens de coopération à long terme.
Organise la livraison dans les délais des matériaux aux entrepôts de l'organisation et leur acceptation conformément aux normes en vigueur.
Met en place et suit les travaux de réclamation sur les écarts dus à la qualité et à la quantité des ressources, au respect de leurs plannings de livraison.
Assure un suivi régulier de l’état des stocks biens matériels dans les entrepôts de l'entreprise, leur réapprovisionnement dans les délais et conformément aux normes.
Initie l'élaboration de mesures pour l'utilisation rationnelle des ressources, des déchets de production et des actifs illiquides. Trouve des moyens de livrer de manière optimale les stocks à l’entreprise.
Organise le fonctionnement de l'entrepôt, veille au respect des règles de placement des articles de stockage.

Conclusion

Les services d'approvisionnement des usines et autres entreprises influencent directement le succès de leur travail. Dans le coût de production, les matériaux occupent une place décisive, ce qui impose au service approvisionnement une responsabilité particulière quant au sort de l'organisation.