Doba uloženia primárnej dokumentácie v účtovnom oddelení. Ukladanie účtovných dokladov

Papiere, s ktorými účtovné oddelenie pracuje, možno rozdeliť do dvoch skupín:
- dokumentácia daňové účtovníctvo a podávanie správ;
- dokumentácia účtovníctvo a podávanie správ.

Dokumenty daňového účtovníctva a výkazníctva zahŕňajú formuláre daňového priznania a daňové registre. Patria sem aj doklady, ktoré slúžia ako podklad pre výpočet DPH (faktúry, nákupné a predajné knihy). Účtovné doklady (výkazníctvo) sú rozdelené do troch hlavných skupín:
- formuláre účtovných výkazov;
- účtovné registre ( hlavná kniha, denníky objednávok atď.);
- primárne dokumenty zaznamenávajúce skutočnosť obchodných transakcií.

Účtovnými dokladmi sú okrem toho aj iné písomnosti, ktoré nie sú zahrnuté v týchto skupinách (plnomocenstvá na prijímanie peňazí a cenín, účtovné doklady, korešpondencia o pohľadávkach a splatné účty, osobné účty zamestnancov a pod.)

Je potrebné dodržať lehoty uchovávania účtovných dokladov

Uvažujme, ako dlho by sa mali uchovávať určité účtovné (daňové) doklady.

Zákonné požiadavky

Aké termíny by mala inštitúcia dodržiavať? Aby sme sa vyhli zodpovednosti za nedodržanie pravidiel stanovených zákonom, je podľa autora potrebné uchovávať dokumenty:
- najmenej päť rokov, ak Zoznam ustanovuje kratšie lehoty uchovávania účtovných dokladov;
- v rámci lehôt stanovených v zozname, ak stanovuje dobu uchovávania presahujúcu päť rokov.

Zodpovednosť za porušenie postupu a podmienok uchovávania dokumentov

Vedúci inštitúcie je zodpovedný za organizáciu uchovávania účtovných dokladov, účtovných registrov a účtovných závierok (článok 3, článok 17 federálneho zákona z 21. novembra 1996 č. 129-FZ). A ich bezpečnosť, evidenciu a presun do archívu zabezpečuje hlavná účtovníčka.

Za porušenie postupu a podmienok uchovávania účtovných dokladov sa poskytuje administratívna zodpovednosť - pokuta pre úradníkov bude od 2 000 rubľov. až 3000 rubľov. (článok 15.11 zákonníka Ruskej federácie o správnych deliktoch).

Absencia prvotných dokladov, faktúr a účtovných registrov je daňovým deliktom. Zodpovednosť za to je stanovená v článku 120 Daňový kód RF. Minimálna pokuta podľa tohto článku je 5 000 rubľov.

Účtovné a daňové výkazníctvo

Pri viacerých dokumentoch sa však lehota uchovávania začína počítať iným spôsobom, ako je všeobecný.

Výnimkou zo všeobecného pravidla je napríklad kniha nákupov a kniha predajov. Začiatok ich uchovávania (päť rokov) sa určuje odo dňa posledného zápisu (a nie od 1. januára nasledujúceho roka). Uvádza sa to v paragrafoch a pravidlách schválených nariadením vlády Ruskej federácie z 2. decembra 2000 č.914.

V samotnom zozname je uvedený aj osobitný postup výpočtu lehôt. Konkrétne, päťročné obdobie uchovávania začína plynúť:
- pri zmluvách (o poskytovaní audítorských služieb, úverovom, obchodnom, majetkovom poistení) - od okamihu skončenia platnosti;
- na dohodu o finančnej zodpovednosti - od momentu odvolania finančne zodpovednej osoby;
- pre osvedčenia o registrácii v daňový úrad- od momentu odhlásenia organizácie z daňovej registrácie.

Ako skladovať papiere

Na ukladanie účtovných dokladov musí inštitúcia vybaviť špeciálne miestnosti, trezory alebo skrine.

Najmä formy prísne podávanie správ uložené v trezoroch, kovových skriniach alebo špeciálnych priestoroch na zaistenie ich bezpečnosti (článok 16 Predpisov schválených nariadením vlády Ruskej federácie zo 6. mája 2008 č. 359). Dokumenty označené ako „obchodné tajomstvo“ sú uložené v trezoroch.

Zostávajúce papiere sú uložené v špeciálnych miestnostiach alebo uzamknutých skriniach pod zodpovednosťou osôb poverených hlavným účtovníkom.

Aké dokumenty sa prenášajú do archívu?

Na zabezpečenie podmienok na uchovávanie účtovných dokumentov môže inštitúcia zriadiť archív (článok 2, článok 13 zákona č. 125-FZ z 22. októbra 2004).

Do archívu sa prenášajú dokumenty trvalého (večného) a dlhodobého (nad 10 rokov) uloženia. Zvyšné papiere (doba skladovania do 10 rokov vrátane) sú uložené v účtovníctve až do ich zničenia. Základ - články 3.3.1 a 3.3.2 Pravidiel, schválené rozhodnutím predstavenstva Rosarkhiv zo 6. februára 2002.

Postup pri ničení papierov

Zničeniu dokumentov s uplynutou dobou uloženia predchádza ich preskúmanie, pri ktorom sa rozlišujú dokumenty trvalého, dočasného uloženia a tie, ktoré podliehajú zničeniu. Tieto činnosti v ústave vykonáva odborná komisia vymenovaná príkazom prednostu.

Existujú dva spôsoby, ako zničiť dokumenty.

Využívanie služieb špecializovanej organizácie. V tejto situácii je odovzdanie dokumentov na zničenie formalizované akceptačným certifikátom alebo faktúrou, v ktorej je uvedený dátum ich odovzdania, počet predložených prípadov a ich hmotnosť. Odovzdávanie papierov na likvidáciu sa musí vykonávať pod dohľadom zamestnanca zodpovedného za zaistenie bezpečnosti dokumentov.

Zničte dokumenty sami. Napríklad jeho spálením alebo použitím skartovačky papiera. V tomto prípade musí skutočnosť zničenia neaktuálnych dokumentov zaznamenať odborná komisia vypracovaním príslušného zákona. Vzhľadom na nejednotnú formu tohto aktu sa vyhotovuje v akejkoľvek forme (pozri).

Postup a podmienky uchovávania účtovných a daňových účtovných dokladov, personálnych dokladov

Každá organizácia, bez ohľadu na jej typy činností, objem výroby alebo počet zamestnancov, nevyhnutne čelí právnym požiadavkám na dokumentovanie finančných a ekonomických transakcií a pracovných vzťahov. Táto požiadavka vyplýva nielen z potreby zefektívniť výrobný proces, ale aj z potreby výkonu štátnej kontroly nad činnosťou podnikateľských subjektov. Legislatíva stanovuje určité požiadavky na skladbu a formu dokumentov slúžiacich na dokumentáciu výrobného procesu, ako aj požiadavky na načasovanie a postup pri uchovávaní a likvidácii týchto dokumentov.

Požiadavky na uchovávacie lehoty účtovných a daňových dokladov

Právne predpisy o účtovníctve a daňovom účtovníctve, o archívnictve ustanovujú rôzne požiadavky na doby uchovávania účtovných a daňových účtovných a výkazníckych dokladov. Rozdiel v lehotách uloženia dokladov je spôsobený dôležitosťou dokladu, jeho nevyhnutnosťou pre účtovníctvo, pre výpočet a platenie daní.

Daňový poriadok Ruskej federácie teda stanovuje maximálnu štvorročnú lehotu uchovávania účtovných a daňových účtovných dokladov, ktoré sú potrebné na výpočet a platenie daní. Táto lehota v súlade s ods. 8 odsek 1 čl. 23 daňového poriadku Ruskej federácie sa vzťahuje aj na dokumenty potvrdzujúce príjem, výdavky (pre organizácie a individuálnych podnikateľov), ako aj platbu (zrážku) daní.

Účtovná legislatíva stanovuje minimálne päťročné obdobie uchovávania účtovných a vykazovacích údajov. Iné úložné lehoty v závislosti od druhu dokumentu ustanovujú právne predpisy o archivácii. Takže podľa čl. 17 federálneho zákona z 21. novembra 1996 č. 129-FZ „o účtovníctve“ (ďalej len zákon č. 129-FZ) sú organizácie povinné uchovávať prvotné účtovné doklady, účtovné evidencie a účtovné závierky za obdobia ustanovené v r. v súlade s predpismi organizácie pre záležitosti štátneho archívu, najmenej však päť rokov.

Predtým boli požiadavky štátnych archívov na uchovávanie dokumentov obsiahnuté v Zozname štandardných riadiacich dokumentov generovaných v činnosti organizácií s uvedením doby ich uchovávania, schválenom Federálnou archívnou službou Ruska 6. októbra 2000. V súlade s príkazom Spolkového archívu z 26. augusta 2010 č. 63 uvedený Zoznam stratil svoju moc. V súčasnosti existuje Zoznam štandardných manažérskych archívnych dokumentov generovaných v procese činnosti vládne agentúry, orgány miestna vláda a organizácie s uvedením lehôt uchovávania, schváleného nariadením Ministerstva kultúry Ruska zo dňa 25. augusta 2010 č. 558 (ďalej len zoznam). Tento zoznam stanovuje špecifické typy účtovných a výkazníckych dokladov s uvedením ich uchovávania.

Vo všeobecnosti sa dokumenty podľa doby uloženia delia do týchto skupín: dokumenty s obmedzenou dobou uloženia (1 rok, 3 roky, 5 rokov atď.), dokumenty trvalého uloženia; skladovanie, kým už nie je potrebné; uloženie až do nahradenia novými dokumentmi. Napríklad analytické dokumenty (tabuľky, správy) pre ročné účtovné závierky sa musia uchovávať 5 rokov; osobné karty, zamestnanecké účty - 75 rokov. Prevod, oddelenie, likvidačné súvahy, žiadosti, vysvetľujúce poznámky osvedčenia o evidencii sa musia natrvalo uchovávať. Exekučné listiny pracovníkov - kým potreba neprejde. Formy formulárov štatistického výkazníctva v organizáciách, ktoré nie sú ich vývojármi – pred nahradením novými atď.

Dokumenty potvrdzujúce výpočet a zaplatenie poistných príspevkov do mimorozpočtových fondov sa musia uchovávať 6 rokov (článok 6, časť 2, článok 28 federálneho zákona z 24. júla 2009 č. 212-FZ).

Lehoty uchovávania personálnej dokumentácie

Lehoty uchovávania personálnej dokumentácie sú definované v Zozname pre:

• dokumenty, ktoré formalizujú pracovné vzťahy, najmä:
• organizácia práce a úradná činnosť;
• prídelový systém práce, tarifikácia, odmeňovanie;
• bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci;
• dokumenty používané na dokumentáciu personálneho obsadenia, najmä:
• prijímanie, premiestňovanie, premiestňovanie, prepúšťanie zamestnancov;
• stanovenie kvalifikácie pracovníkov;
• zvyšovanie kvalifikácie zamestnancov;
• obohacujúce

Vo všeobecnosti sa dokumenty podľa doby uloženia delia aj do týchto skupín: dokumenty s obmedzenou dobou uloženia, dokumenty trvalého uloženia; skladovanie, kým už nie je potrebné; uloženie až do nahradenia novými dokumentmi. Vo vzťahu k personálnym dokladom pribudla skladová skupina - na vyžiadanie.

Personálna dokumentácia v zozname je zaradená do sekcií 7 „Pracovné vzťahy“ a 8 „Personál“. Napríklad pracovné zmluvy (pracovné zmluvy), pracovné zmluvy, pracovné zmluvy, ktoré nie sú zahrnuté v osobných spisoch, sa uchovávajú 75 rokov; osobné karty zamestnancov vrátane brigádnikov sa uchovávajú 75 rokov; charakteristiky a životopisy zamestnancov, ktoré nie sú zahrnuté v osobných spisoch, sa uchovávajú 5 rokov a tak ďalej podľa zoznamu; originály osobných dokladov (pracovné knihy, diplomy, vysvedčenia, vysvedčenia) sa uchovávajú až do vyžiadania a nevyzdvihnuté 75 rokov.

Postup pri ukladaní účtovných dokladov

Na účely uchovávania dokumentov organizácia vytvára archívy (2. časť článku 13 federálneho zákona z 22. októbra 2004 č. 125-FZ „O archívnictve v r. Ruská federácia"). Podľa Predpisov o dokladoch a toku dokladov v účtovníctve, schválených Ministerstvom financií ZSSR zo dňa 29. júla 1983 č. 105, primárne dokumenty, účtovné registre, účtovné správy a súvahy podliehajú povinnému prenosu do archívu. Práca je zároveň organizovaná v súlade so Základnými pravidlami prevádzky archívov organizácií (schválené rozhodnutím Správnej rady Rosarkhivu zo dňa 6. februára 2002).

Primárne dokumenty, účtovné registre, účtovné výkazy a súvahy musia byť pred ich odovzdaním do archívu podniku alebo inštitúcie uložené v účtovnom oddelení v špeciálnych miestnostiach alebo uzamknutých skriniach pod zodpovednosťou osôb poverených hlavným účtovníkom. Prísne ohlasovacie formuláre musia byť uložené v trezoroch, kovových skriniach alebo špeciálnych miestnostiach, aby bola zaistená ich bezpečnosť.

Postup ukladania primárnych a výstupných dokumentov na strojovo čitateľné médiá je určený v príslušných regulačných dokumentoch upravujúcich vedenie účtovníctva v podmienkach jeho mechanizácie (automatizácie).

Ručne spracované prvotné doklady aktuálneho mesiaca súvisiace s konkrétnou účtovnou evidenciou sú vyplnené v chronologickom poradí a doplnené osvedčením pre archív. Hotovostné príkazy, zálohové správy, bankové výpisy so súvisiacimi dokumentmi je potrebné zbierať v chronologickom poradí a zviazať. Určité typy dokumentov (pracovné príkazy, zmenové výkazy) môžu byť uložené nezviazané, ale zaradené do priečinkov, aby sa predišlo ich strate alebo zneužitiu.

Ministerstvo financií Ruska v liste z 24. júla 2008 č. 03-02-07/1-314 poznamenáva, že uchovávanie prvotných dokumentov, účtovných a daňových účtovných dokladov sa môže vykonávať v elektronickej forme, pokiaľ predpisy neustanovujú inak. právne úkony Ruská federácia. Zároveň by sa ich ukladanie na počítačové pamäťové médiá malo vykonávať v súlade s federálnym zákonom z 10. januára 2002 č. 1-FZ „o elektronickom digitálny podpis» pomocou elektronického digitálneho podpisu, ktorý je ekvivalentom vlastnoručného podpisu v dokumente na papieri.

Bezpečnosť prvotných dokumentov, účtovných registrov, účtovných výkazov a súvah, ich vyhotovenie a odovzdanie do archívu zabezpečuje hlavný účtovník podniku alebo inštitúcie. Vydávanie prvotných dokladov, účtovných registrov, účtovných správ a zostatkov z účtovníctva a z archívu podniku, inštitúcie zamestnancom iných štrukturálne členenia podniky a inštitúcie spravidla nie sú povolené av niektorých prípadoch sa môžu vykonávať iba na príkaz hlavného účtovníka.

Odoberanie prvotných dokladov, účtovných registrov, účtovných výkazov a súvah z podnikov a inštitúcií môžu vykonávať len vyšetrovacie orgány, orgány predbežného vyšetrovania, prokuratúra a súdy na základe rozhodnutí týchto orgánov v súlade s platnou trestnou cestou. legislatívy. Zaistenie sa zdokumentuje protokolom, ktorého kópia sa odovzdá proti prijatiu príslušnému pracovníkovi podniku alebo inštitúcie. So súhlasom a v prítomnosti zástupcov orgánov vykonávajúcich zaistenie môžu príslušní úradníci podniku alebo inštitúcie vyhotoviť kópie zaistených dokumentov s uvedením dôvodov a dátumu ich zaistenia. Ak sú zabavené nedokončené zväzky dokumentov (nezaradené, nečíslované atď.), potom so súhlasom a v prítomnosti zástupcov orgánov, ktoré zaisťujú, môžu príslušní úradníci podniku alebo inštitúcie tieto zväzky doplniť (vypracovať inventár, hárky očíslovať, zašnurovať, zapečatiť, potvrdiť svojim podpisom a pečaťou).

Postup pri ukladaní personálnej dokumentácie

Personálne dokumenty môžu byť uložené v personálnej službe alebo archíve organizácie. Postup pri uchovávaní personálnej dokumentácie upravujú osobitné ustanovenia pracovnoprávnych predpisov vo vzťahu k rôzne druhy dokumentáciu.

Takže napríklad v čl. 87 Zákonníka práce Ruskej federácie stanovuje zamestnávateľovi povinnosť zabezpečiť bezpečnosť osobných údajov zamestnanca. Osobné údaje zamestnanca sú informácie potrebné pre zamestnávateľa v súvislosti s pracovnoprávnymi vzťahmi a týkajúce sa konkrétneho zamestnanca (článok 85 Zákonníka práce Ruskej federácie). Osobné údaje zahŕňajú informácie obsiahnuté v osobnom spise.

Postup uchovávania osobných údajov zamestnancov stanovuje zamestnávateľ v súlade s požiadavkami Zákonníka práce Ruskej federácie a ďalšími federálnymi zákonmi (článok 87 Zákonníka práce Ruskej federácie). Zamestnávateľ preto musí vydať príslušné miestne predpisy upravujúce uchovávanie a používanie osobných údajov, ako aj zabezpečenie ich ochrany pred zneužitím alebo stratou.

Legislatíva nestanovuje konkrétne požiadavky na vybavenie priestorov, kde by sa mali osobné údaje uchovávať. Medzitým, aby sa zabránilo neoprávnenému prístupu k osobným údajom zamestnancov, sa odporúča vybaviť miestnosť, kde sú takéto údaje uložené, uzamknutými skrinkami na uchovávanie informácií na papieri. Zamestnávateľ musí v miestnych predpisoch stanoviť požiadavky na priestory, kde sa uchovávajú osobné údaje zamestnancov, a podmienky ich uchovávania. Do úvahy treba brať aj to, že osobné údaje zamestnanca sú uchovávané v zdokumentovanej forme, ktorej povahu určuje aj zamestnávateľ.

Na uchovávanie formulárov sa vzťahujú osobitné požiadavky pracovné záznamy. Tlačivá zošita a jeho príloha ako prísne ohlasovacie tlačivá musia byť uložené v trezoroch, kovových skriniach alebo špeciálnych priestoroch, aby bola zaistená ich bezpečnosť (článok 42 Pravidiel pre vedenie a uchovávanie zošitov, odsek 6.2 Predpisov o dokumentoch a toku dokumentov v účtovníctve, schválené Ministerstvo financií ZSSR 29.7.83 č. 105).

Druhy dokumentov a ich doby uchovávania

V súlade s odsekom 4 čl. 89 Daňového poriadku Ruskej federácie v rámci daňovej kontroly na mieste obdobie nepresahujúce tri kalendárne roky predchádzajúce roku, v ktorom bolo prijaté rozhodnutie o vykonaní kontroly. Tejto lehote zodpovedá doba uchovávania dokumentov, ktorá je ustanovená paragrafmi. 8 odsek 1 čl. 23 daňového poriadku Ruskej federácie - štyri roky.

Je dôležité, že nedostatok dokladov daňovníka z dôvodu porušenia bezpečnostných požiadaviek dáva daňovému inšpektorátu právo určiť výšku dane splatnej do rozpočtu výpočtom. Na toto právo sa vzťahujú ustanovenia ods. 7 odsek 1 čl. 31 Daňového poriadku Ruskej federácie. V súlade s právne postavenieÚstavného súdu Ruskej federácie, ustanovený v rozhodnutí z 5. júla 2005 č. 301-O, nemožno vypočítaný spôsob výpočtu daní pri primeranom spôsobe považovať za zásah do práv daňovníkov. . Správnosť tohto postupu potvrdil Najvyšší arbitrážny súd Ruskej federácie v rozhodnutí z 31. marca 2010 č. VAS-5/10.

Čo sa týka doby kontroly zo strany štátneho inšpektorátu práce, je potrebné uviesť, že predpisy upravujúce výkon takýchto kontrol neustanovujú lehotu, počas ktorej je možné kontrolovať činnosť organizácie z hľadiska dodržiavania pracovnoprávnych predpisov. V tejto súvislosti môžeme konštatovať, že obdobie overovania by malo korelovať s obdobím uchovávania dokumentácie.

Strata dokladov

Strata dokumentov v organizácii môže nastať z rôznych dôvodov: v prípade požiaru, krádeže, straty atď.

V prípade straty alebo zničenia primárnych dokumentov vedúci organizácie príkazom vymenuje komisiu na vyšetrenie príčin straty alebo úmrtia, do ktorej sú podľa potreby prizývaní zástupcovia vyšetrovacích orgánov, bezpečnostného a štátneho požiarneho dozoru. (článok 68 Predpisov o dokladoch a toku dokladov v účtovníctve, schváleného Ministerstvom financií ZSSR 29.7.83 č. 105).

V súlade s odsekom 2 čl. 12 zákona č. 129-FZ v prípade živelnej pohromy, požiaru alebo iného núdzové situácie spôsobené extrémnymi podmienkami, je potrebná inventarizácia. Výsledky inventarizácie sú podkladom pre účtovanie strát v účtovníctve.

Bol stanovený postup na vykonanie inventarizácie a metóda na vyjadrenie výsledkov Metodické pokyny o súpise majetku a finančných záväzkov, schválenom nariadením Ministerstva financií Ruska zo dňa 13. júna 1995 číslo 49. Okrem toho musí vedúci organizácie prijať opatrenia na obnovenie tých primárnych dokumentov, ktoré sú predmetom reštaurovania a uchovávanie po dobu ustanovenú zákonom. Napríklad kópie dopravných výkazov Peniaze pre bankové účty môžete požiadať banky, v ktorých sú účty organizácie otvorené; zmluvy, úkony, faktúry možno požadovať od protistrán a pod. (list Oddelenia daňovej správy Ruskej federácie pre Moskvu z 13. septembra 2002 č. 26-12/43411).

Zničenie dokumentov

Likvidácia dokumentov v organizácii sa vykonáva v súlade s požiadavkami Základných pravidiel prevádzky archívov v organizácii (schválených Rozhodnutím predstavenstva Rosarkhiv zo 6. februára 2002). Dokumenty, ktorým uplynula platnosť, sa spravidla ničia.

Podklady na zničenie vyberá odborná komisia. V tomto prípade odborná komisia vypracuje zákon o pridelení dokumentov na zničenie. Prílohou zákona je súpis vecí s dočasným uložením na určitú dobu. Súpisy prípadov a úkonov musí odborná komisia posúdiť v jednom komplexe a schváliť vedúci organizácie. Prípady zahrnuté v schválenom zákone o prideľovaní dokladov na zničenie sa oddelia od ostatných prípadov a uložia sa na osobitne určenom mieste. Dokumenty vybrané na zničenie a zahrnuté do aktov sa odovzdajú na zničenie.

Poskytuje sa nasledujúci postup na zničenie dokumentov organizácie. Zložky s dokumentmi (puzdrami), ktoré podliehajú zničeniu, sa odovzdávajú na spracovanie (likvidáciu). Pred doručením sú šanóny s dokumentmi zabalené a v prípade potreby zapečatené.

Prípady podliehajúce zničeniu sa odovzdajú na spracovanie (likvidáciu). Prevod obalov je formalizovaný akceptačným listom, na ktorom je uvedený dátum prevodu, počet obalov na odovzdanie a hmotnosť zberového papiera. Nakladanie a odvoz na zneškodnenie sa vykonáva pod dohľadom zamestnanca zodpovedného za zaistenie bezpečnosti archívnych dokumentov.

Odborná komisia musí zaznamenať skutočnosť zničenia všetkých písomností (odovzdanie na spracovanie) a vypracovať ďalší zákon o zničení dokladov. Prílohou zákona je faktúra, podľa ktorej boli doklady odovzdané na spracovanie. Tento akt schvaľuje aj vedúci organizácie. Zákon o pridelení písomností na skartáciu spolu so súpisom vecí, zákon o skartácii písomností sú uložené v archíve spoločnosti v zakladajúcom sa spise.

Zodpovednosť za bezpečnosť dokumentov

Vo vzťahu k účtovným a ohlasovacím dokladom legislatíva zakladá administratívnu zodpovednosť za porušenie podmienok uchovávania dokladov na základe čl. 15.11 Kódex správnych deliktov Ruskej federácie. Podľa tejto normy hrubé porušenie pravidiel vedenia účtovných záznamov a predkladania účtovných závierok, ako aj postupu a podmienok uchovávania účtovných dokladov, má za následok uloženie správnej pokuty úradníkom vo výške od dvoch do troch tisíc rubľov. .

V tomto prípade bude zodpovednosť za organizáciu uchovávania prvotných účtovných dokladov, účtovných registrov a účtovných závierok v organizácii znášať vedúci organizácie (časť 3 článku 17 zákona č. 129-FZ).

Okrem toho porušenie postupu ukladania dokumentov, ktoré má za následok ich stratu, môže mať za následok daňovú povinnosť organizácie podľa čl. 120 alebo 126 daňového poriadku Ruskej federácie.

Norma čl. 120 daňového poriadku Ruskej federácie stanovuje daňovú povinnosť za hrubé porušenie pravidiel účtovania príjmov a (alebo) výdavkov a (alebo) predmetov zdanenia organizáciou. Zároveň v hrubom rozpore s pravidlami účtovania o príjmoch a výdavkoch a predmetoch zdaňovania na účely ust. 120 daňového poriadku Ruskej federácie znamená absenciu primárnych dokumentov alebo absenciu faktúr alebo účtovných registrov. Pokuta za toto porušenie sa pohybuje od 5 000 do 15 000 rubľov. v závislosti od dĺžky trvania porušenia. Ak porušenie malo za následok nezaplatenie dane, pokuta bude 10 % zo sumy nezaplatená daň, ale nie menej ako 15 000 rubľov.

Uplatňovanie pokút podľa čl. 120 daňového poriadku Ruskej federácie je opodstatnené, ak porušenie postupu ukladania dokumentov viedlo k ich strate, čo potvrdili rozhodcovské súdy.

Napríklad FAS Severozápadný okres v uznesení zo dňa 04.08.2004 vo veci A13-4401/03-11 označuje zákonnosť uloženia pokuty podľa čl. 120 daňového poriadku Ruskej federácie z dôvodu, že spoločnosť nezabezpečila bezpečnosť a obnovu prvotných účtovných dokladov zničených požiarom. Podobné stanovisko zastáva Federálna protimonopolná služba Moskovského okresu vo svojom uznesení z 23. septembra 2008 č. KA-A40/8513-08-2 vo veci č. A40-52908/07-115-325.

Norma čl. 126 daňového poriadku Ruskej federácie stanovuje zodpovednosť za nepredloženie daňovému úradu potrebné dokumenty pre daňovú kontrolu. Pokuta za toto porušenie je stanovená na 50 rubľov. za každý nepredložený dokument.

Treba však poznamenať, že uplatnenie zodpovednosti podľa čl. 120 a 126 daňového poriadku Ruskej federácie závisí od viny páchateľa. Preto v situácii, keď stratu dokladov nezavinil daňovník, bude uplatnenie opatrení zodpovednosti neoprávnené.

Pokiaľ ide o porušenie pravidiel uchovávania personálnej dokumentácie, zodpovednosť podľa čl. 13.20 Kódex správnych deliktov Ruskej federácie. Podľa tejto normy porušenie pravidiel uchovávania, získavania, účtovania alebo používania archívnych dokumentov znamená varovanie alebo uloženie správnej pokuty úradníkom - od 300 do 500 rubľov.

Ako dlho sa uchovávajú účtovné doklady? Otázka je veľmi dôležitá a relevantná. Článok obsahuje ukážku, ktorá uvádza doby uchovávania účtovných dokladov v organizácii (tabuľka): primárne, hotovostné a výkazníctvo.

Ako je uvedené v základnom zákone o účtovníctve 402-FZ, lehota na uloženie účtovných dokladov by nemala byť

• menej ako 5 rokov po roku vykazovania (článok 1 článku 29 zákona 402-FZ) pre primárne a pokladničné registre;
• najmenej 5 rokov, počnúc rokom, v ktorom boli použité naposledy. Toto sa týka účtovná politika a iné miestne zákony ustanovujúce postup, metódy a metódy účtovania v konkrétnom podniku.

Malo by sa však vziať do úvahy, že postup uchovávania účtovných dokladov vrátane lehôt ich uchovávania stanovuje každá organizácia samostatne, berúc do úvahy normy a požiadavky:

• Daňový poriadok Ruskej federácie;
• ustanovenia schválené uznesením Federálnej komisie pre trh s cennými papiermi Ruskej federácie zo dňa 16. júla 2003 č. 03-33/ps pre as.

Ak každý z uvedených právnych aktov určuje pre tie isté doklady inú lehotu, musí sa skutočná lehota zistiť podľa zákona, ktorý určuje maximálnu lehotu.

V tabuľke nájdete odpovede na otázku, ako dlho uchovávať účtovné doklady podľa druhu s odkazmi na legislatívne akty.

	Ako dlho skladovať	Základňa
Daň, vrátane primárnej a faktúr	4 roky po skončení zdaňovacieho obdobia, v ktorom bola naposledy použitá (na výpočet a vykazovanie dane)
Daňové účtovné evidencie a daňové výkazníctvo (priznania, výpočty zálohových platieb, 2-NDFL certifikáty atď.)	5 rokov po roku zostavenia
Na výpočet a platenie poistného (T-49, T-51, T-53, hotovostné a bankové platby na zamestnanecké benefity, nemocenské, výplatné pásky na poukázanie príspevkov, výpočty na poistné a pod.)	6 rokov po roku, v ktorom bol naposledy použitý na výpočet a vykazovanie poistného	pp. 6 bod 3.4 čl. 23 Daňového poriadku Ruskej federácie
Pre personál (pracovné zmluvy, osobné karty (T-2), osobné účty (T-54) zamestnancov, príkazy a pokyny na prijímanie, prevod, prepúšťanie, bonusy atď.)	V závislosti od dátumu vytvorenia:
Registračné pokladnice na vydávanie miezd vrátane zúčtovacích (T-49) a mzdových (T-53) výpisov	5 rokov po skončení roka, v ktorom bol zostavený. Ak však neexistujú žiadne osobné účty (T-54), v závislosti od dátumu vytvorenia: pred rokom 2003 - uchovávané 75 rokov od dátumu vytvorenia; vytvorený v roku 2003 a neskôr - 50 rokov od dátumu vytvorenia	čl. 412, bod 1.4 objednávky č. 558 zo dňa 25. augusta 2010 Ustanovenie 3 čl. 3, časť 1, časť 2 čl. 22.1 zákona o archívnictve:
Pracovné výkazy (rozvrhy), denníky pracovného času	5 rokov po skončení roka, v ktorom boli zostavené. Ak sa viedli záznamy o obdobiach práce v rizikových resp nebezpečné podmienky, v závislosti od dátumu vytvorenia: pred rokom 2003 - uchovávané 75 rokov od dátumu vytvorenia; vytvorený v roku 2003 a neskôr - 50 rokov od dátumu vytvorenia	čl. 586, bod 1.4 objednávky č. 558 z 25. augusta 2010 Ustanovenie 3 čl. 3, časť 1, časť 2 čl. 22.1 zákona o archívoch

Je dôležité organizovať ukladanie účtovných dokladov v organizácii v súlade s vyššie uvedenými legislatívnymi aktmi. Ak neuplynula lehota uloženia dokumentu a o to požiada v rámci kontroly na mieste alebo na mieste daňový úrad, Sociálna poisťovňa alebo inšpektorát práce, no fyzicky sa tam nenachádza, bude organizácii uložená pokuta. o doložke 1 čl. 126 Daňového poriadku Ruskej federácie vo výške 200 rubľov. za každý neposkytnutý dokument. Organizácii a úradníkovi hrozia aj správne pokuty (1. časť čl. 5.27, časť 1 čl. 15.6, časť 3, 4 čl. 15.33 Kódex správnych deliktov Ruskej federácie, čl. 26.31 zákona č. 125-FZ).

Pozrime sa na príklade, ako určiť trvanlivosť dodacieho listu a faktúry prijatej v 3. štvrťroku 2017. Tovar bol prijatý do účtovníctva, v tom istom štvrťroku bola odvedená DPH. V 4. štvrťroku V roku 2017 bol tovar predaný a jeho cena bola zohľadnená vo výdavkoch pri výpočte dane z príjmov.

Lehota na uloženie faktúry je do 30.9.2021, nakoľko bola použitá na výpočet DPH v 3. štvrťroku 2017 (bol uplatnený odpočet) a lehota sa počíta 4 roky po zdaňovacom období, v ktorom bola faktúra vyhotovená. používané, t.j. od 1.10.2017.

Čas použiteľnosti nákladného listu závisí od jeho kvalifikácie:

• na potvrdenie nároku na odpočet DPH počítame štvorročné obdobie od 1.10.2017 a dostaneme 30.9.2021 (analogicky s faktúrou);
• pre uznanie nákladov na tovar do nákladov pri výpočte dane z príjmov počítame štvorročné obdobie od 1.1.2018 (keďže zdaňovacím obdobím pre daň z príjmov je rok) a dostaneme 31.12.2021;
• ako prvotný doklad - počítame 5 rokov po roku, v ktorom sa náklady na tovar uznajú do nákladov, t.j. od 1.1.2018 a dostaneme 31.12.2022.

Upravené zákonom „o účtovníctve“ č. 402 a daňovým poriadkom Ruskej federácie. Každý účtovník a podnikateľ by mal vedieť, koľko rokov má viesť účtovníctvo a daňové doklady. Porušenie skladovania a likvidácie bude mať za následok sankcie.

Legislatívne akty môžu určiť rôzne lehoty na uchovávanie dokumentov. V tomto prípade je potrebné zamerať sa na maximálne obdobie. Každá organizácia si stanovuje vlastné pravidlá a predpisy na používanie. Toto zohľadňuje zákony upravujúce činnosť spoločnosti a jej organizačnú formu.

V závislosti od činnosti spoločnosti je potrebné uchovávať dokumenty od 1 roka do konca platnosti spoločnosti. Finančné organizácie zapojené do poskytovania pôžičiek a úverov uchovávajú dokumenty aj po uplynutí zákonnej lehoty na uchovávanie. Každá organizácia má všeobecné pravidlá používania archívnych údajov, existujú však rozdiely, ktoré je potrebné vziať do úvahy.

Zoznam dokumentácie podliehajúcej dlhodobému uchovávaniu obsahuje:

Pre individuálnych podnikateľov platia jednoduché požiadavky. Po celú dobu existencie jednotlivého podnikateľa musí vlastník uchovávať výročné správy pre daňové úrady a osvedčenie o registrácii. Účtovné výročné správy a informácie o zamestnancoch zostávajú v archívoch 75 rokov. Ostatné požiadavky podnikateľa neplatia.

Čím väčší je hotovostný obrat firmy, tým prísnejšia legislatíva na ne platí. Účtovné a daňové doklady je potrebné uchovávať 75 rokov. Finančné organizácie Lehota uloženia bola predĺžená z dôvodu možného vzniku konfliktov ohľadom platenia úverových záväzkov. Desaťročie zostáva v archíve dokumentácia obsahujúca informácie o zamestnancoch, faktúrach, zúčtovaní s dodávateľmi a personáli.

Akciové spoločnosti neustále uchovávajú informácie o základnom imaní, podieloch zakladateľov, výške vkladov a výnosnosti majetku. Účtovná dokumentácia predložená daňovým úradom, zúčtovanie s akcionármi a personálom, zaznamenané veľké peňažné príjmy zostávajú po dobu 75 rokov. Ostatné dokumenty sa uchovávajú v súlade so zákonom: do 10 rokov alebo dlhšie.

Účtovné papiere

Daňový poriadok ustanovuje päťročnú trvanlivosť účtovných záznamov. Odpočítavanie začína od ďalšieho roka, po uplynutí platnosti samotného dokladu. Vedúci podniku je zodpovedný za organizáciu a archiváciu dokumentácie. 402-FZ a vyhláškou MK č. 558 schvaľujú možnosť predĺženia uchovávania archívnych dokumentov.

Účtovné záznamy podniku zahŕňajú:

Výročné správy patria medzi hlavné dokumenty spoločnosti, a preto musia byť trvalo uchovávané. Papiere s trvanlivosťou viac ako 10 rokov sa presúvajú do firemného archívu. Ak je doba skladovania kratšia, zostanú v jednotke. Po uplynutí premlčacej doby sa zničia. Medzitým organizácia nie je povinná vytvárať špeciálny archív na dokumentáciu.

Ak je spoločnosť veľká a má veľa štrukturálnych divízií, potom je vhodné vytvoriť archív. Malo by ísť o samostatnú miestnosť, vybavenú podľa pravidiel pre organizáciu klasického dátového skladu. Pre pohodlie sa na základe obsahu dokumentácie rozlišujú typy archivácie:

• manažérske papiere
• elektronické dokumenty
• výročné správy

Za udržiavanie poriadku v archíve by mali zodpovedať samostatné personálne útvary.

Daňové doklady

Zákon stanovuje dobu uchovávania dokumentov na štyri roky. Hovorí o účtovných dokladoch, ktoré sú potrebné na výpočet daní.

Teoreticky je všetko jasné, no v praxi sa účtovná a daňová dokumentácia nelíši. V rozdelení typov týchto papierov panuje zmätok. Aby sa predišlo sankciám, organizáciám sa odporúča uchovávať daňové doklady päť rokov.

Článok 283 daňového poriadku Ruskej federácie umožňuje, aby sa výška straty preniesla do budúcich období, ak sa potvrdí. V súlade s tým musia byť doklady, ktoré preukazujú vznik škody, uložené v organizácii až do vrátenia výšky odpočtov dane.

Daňová dokumentácia sa uchováva 5, 75 rokov a trvalo. Najviac veľká skupina má päťročnú trvanlivosť. Toto zahŕňa:

• vyhlásenie
• pozemková daň
• registra časovo rozlíšených a zaplatených daní
• potvrdenia o zaplatení dane
• korešpondencia o daňových otázkach, pokutách, penále

Ak daňové karty a informácie o príjmoch fyzických osôb neobsahujú informácie o osobných účtoch, takéto dokumenty sa uchovávajú 75 rokov.

Ukladanie dokumentácie vyžaduje, aby ste vedeli o obdobiach kontrol na mieste od daňových úradov. Spravidla sa konajú každé tri roky. Pri vyraďovaní dokladov s uplynutou dobou platnosti je potrebné skontrolovať, či nie je pridelená iná kontrola.

Doklady o poistnom

V účtovníctve spoločnosti je zahrnuté aj poistné. Predtým postup ukladania určoval 212-FZ. Doklady o platbách poistenia sa podľa zákona uchovávali šesť rokov. Ale v roku 2017 bola zrušená. Teraz je postup skladovania upravený daňovým poriadkom a federálnym zákonom č. 250.

V tabuľke 1 je uvedená povinná archivácia dokumentácie o poistnom.

Tabuľka 1. Zoznam dokumentov a doba uloženia.

názov	Obdobie (roky)
Platobné príkazy na príspevky
Štvrťročná platba do Fondu sociálneho poistenia
Ročný výpočet vo Fonde sociálneho poistenia	Kým organizácia funguje
Hlásenie do dôchodkového fondu za mesiac
Ročné podávanie správ do dôchodkového fondu Ruska	Kým organizácia funguje
Príjemky, súpisy dokladujúce odoslanie správy	Obchod s prehľadom

Personálne úkony

Zabezpečenie správneho uchovávania personálnej dokumentácie upravuje federálny zákon č. 125. Pre uľahčenie vyhľadávania informácií v rámci spoločnosti sú personálne dokumenty formované do súborov. Stáva sa to začiatkom nového kalendárneho roka. To zaisťuje poradie, v ktorom sú údaje uložené, a eliminuje zmätok.

Doba uchovávania dokumentácie, ktorá sa týka osobných údajov zamestnanca, je 50 a 75 rokov. Patria sem všetky dokumenty, ktoré odrážajú vzťah medzi zamestnávateľom a zamestnancom. Možno klasifikovať:

Originál a kópia pracovného zošita sa uchovávajú v organizácii, kým ho bývalý zamestnanec nepožiada späť. Maximálna životnosť je 50 rokov. Podľa novej právnej úpravy, ak bola osoba registrovaná v spoločnosti pred rokom 2003, potom možno knihu viesť až 75 rokov.

Je potrebné pripomenúť, že kópie dokumentov zamestnanca môžete nechať organizácii iba vtedy, ak podpísal dohodu o spracovaní osobných údajov. V opačnom prípade sa skladovanie považuje za nezákonné a organizácia je pokutovaná.

Osobné údaje zamestnancov registrovaných pred rokom 2003 podliehajú archivácii po dobu 50 rokov. Pre tých, ktorí sú zamestnaní neskôr – 75 rokov.

Pravidlá ukladania sú popísané vo videu:

Najmenej pravdepodobné, že sa v organizácii udržia plány práceneschopnosti a dovoleniek. Potvrdenie o dočasnej invalidite zostáva spoločnosti päť rokov. Harmonogram dovoleniek na rok po jeho použití. Personálny stôl odkazuje na hlavné dokumenty spoločnosti a je trvalo uložený.

Čo robiť, ak lehota na uloženie dokumentov uplynula - zničenie

Všetka dokumentácia podlieha zničeniu, keď skončí lehota uloženia stanovená zákonom. Spoločnosť pred zničením podnikne tieto kroky:

Je potrebné dodržiavať pravidlá likvidácie organizačných dokumentov, pretože ich porušenie má za následok administratívnu zodpovednosť. Odovzdávanie papierov na recykláciu je teda sprevádzané akceptačnými a dodacími faktúrami. Uvádzajú dátum, počet prípadov a ich konečnú hmotnosť.

Postup pri ničení dokumentov sa v organizácii vykonáva každoročne alebo spôsobom, ktorý určí vedúci spoločnosti. Ministerstvo financií Ruskej federácie definuje likvidáciu dokumentov ako odporúčanie, a nie povinnosť spoločnosti.

Je potrebné vylúčiť možnosť likvidácie archívnych dokumentov, ktoré ešte neskončili. V tomto procese pomôže starostlivá a dôkladná kontrola.

Ako správne uchovávať dokumenty

Správna organizácia uloženia organizačnej dokumentácie vám umožňuje vyhnúť sa problémom pri overovaní daňových kontrolórov. Spoločnosť si môže zorganizovať vlastné úložisko alebo využiť služby spoločností, ktoré sa špecializujú na archiváciu dát. Pri vytváraní archívu v kancelárii sa využíva samostatná miestnosť, doklady sa vydávajú pod dohľadom hlavného účtovníka podľa vopred pripraveného registra.

Pri triedení je dôležitá správna archivácia neaktuálnej dokumentácie. Úplnému zápisu do registra podliehajú dokumenty, ktoré vo firme zostanú natrvalo – dlhšie ako desať rokov. Deje sa to nasledovne:

• prípad je zaradený a prepletený
• strany sú očíslované
• je vypracovaný certifikačný list - uvádza, koľko strán je priložených k prípadu
• na požiadanie
• obálka prípadu je vyhotovená s názvom podniku, číslom, názvom

Okrem papierových médií je dôležité správne uchovávať aj elektronickú dokumentáciu. Doby uchovávania elektronických údajov sa nelíšia od štandardných.

Charakteristickým rysom procesu je kontrola technický stav elektronické dokumenty. Kontrola sa musí vykonávať každých päť rokov. Ak sa zistia problémy, údaje sa musia preniesť z chybného média na nové. Postup je dohodnutý s vedúcim podniku.

Ako pripraviť dokumenty do archívu:

Sú usporiadané nasledujúce podmienky skladovania:

• údaje sú umiestnené aspoň na dvoch elektronických médiách
• spoločnosť poskytuje technické možnosti na prezeranie, kopírovanie, mazanie, prenos údajov
• zabezpečenie spoľahlivého bezpečnostného systému, ktorý vylučuje možnosť, aby sa informácie dostali k tretím stranám

Zodpovednosť za uchovávanie dokumentácie

Vedúci podniku nesie plnú zodpovednosť za uchovávanie dokumentácie. Musí byť organizovaná podľa pravidiel, v súlade s legislatívou Ruskej federácie. Hlavný účtovník je zároveň zodpovednou osobou za uchovanie prvotných, účtovných dokladov, účtovných závierok a dokladov.

125-FZ stanovuje administratívnu, trestnoprávnu a občianskoprávnu zodpovednosť pre úradníkov, ktorí sú vinní zo straty dokumentácie (manažér, hlavný účtovník). Medzitým, ak sa ich vina nepreukáže, zodpovednosť sa zbaví.

Strata dokumentácie môže nastať v dôsledku krádeže tretími osobami alebo prírodnou katastrofou – požiar, povodeň, zemetrasenie. V prvom prípade musí byť skutočnosť krádeže zaznamenaná políciou. V druhom sa od odbornej komisie pre mimoriadne situácie vyžadujú listinné dôkazy.

V poriadku za nedostatok dokladov

Účtovníctvo upravuje federálny zákon č. 402. Podľa zákona sú všetky organizácie povinné uchovávať, uchovávať a ničiť účtovné doklady. Pre firmy alebo podnikateľov, ktorí zanedbávajú zákon, je zabezpečená správna zodpovednosť a pokuty.

Jedno porušenie bude stáť organizáciu 200-50 000 rubľov. Pri daňovej kontrole sa spravidla odhalí viac ako tucet takýchto porušení. Najmenšia pokuta - 200 rubľov za každý dokument - sa udelí spoločnosti, keď včas nepredloží správy daňovému úradu.

Poskytnutie skreslených informácií alebo neposkytnutie finančných výkazov znamená pokutu 300 – 500 rubľov pre úradníkov a 3 000 – 5 000 pre úradníkov. právnických osôb. 10 tisíc sa vydáva organizácii, ak nemá:

V prípade systematického nedodržania požiadaviek sa uloží pokuta 30 000 rubľov a ak povedú k zníženiu základu dane - zo 40 000. Skreslenie údajov o peňažných príjmoch sa trestá pokutou 2 000- 5000 pre úradníka a desaťkrát viac pre právnickú osobu.tváre.

Samozrejme, musíme ho čo najviac obnoviť. Nezabudnite však mať potvrdenie od ministerstva pre mimoriadne situácie, v ktorom sa uvádza, že došlo k požiaru a bolo zničených toľko dokumentov. Je potrebné vypracovať podrobný akt.

Vzhľadom na to, že archív podniku je často plný, presúvame z neho dokumenty, ktoré sú uložené už dlho, povedzme 75 rokov, do mestského archívu.
Nie je jasné, o 75 rokov zamestnanci mestského archívu samostatne, bez nášho vedomia, tieto dokumenty zničia?

Odpoveď

E.V. Biely muž Expert časopisu Russian Tax Courier za účasti špecialistov z Federálnej daňovej služby Ruska
Časopis „Ruský daňový kuriér“, číslo 6 na rok 2009

Všetky obchodné transakcie uskutočnené akoukoľvek organizáciou musia byť zdokumentované podpornými dokumentmi. Sú prvotnými účtovnými dokladmi a slúžia ako podklad pre účtovníctvo. Toto je uvedené v odseku 1 článku 9 federálneho zákona č. 129-FZ z 21. novembra 1996 (ďalej len zákon č. 129-FZ). Okrem toho sa tieto isté dokumenty používajú na výpočet a platenie daní a poplatkov. Archív dokumentov za celé obdobie činnosti spoločnosti je často taký objemný, že nie je kam umiestniť nové dokumenty. To znamená, že musíte zistiť, ako dlho musíte uchovávať určité dokumenty. Možno je čas niektoré z nich zničiť

Účtovné doklady

Všeobecné lehoty uchovávania prvotných účtovných dokladov, účtovných registrov a účtovných závierok sú ustanovené v § 17 zákona č. 129-FZ. Uvádza, že organizácia musí tieto dokumenty uchovávať najmenej päť rokov. Pre určenie lehôt uchovávania pre konkrétne druhy dokumentov je potrebné vychádzať zo Zoznamu štandardných riadiacich dokumentov generovaných v činnosti organizácií s uvedením lehôt uloženia, schváleného Federálnym archívom dňa 6.10.2000 (ďalej len zoznam). Informácie o najbežnejších typoch dokumentov sú uvedené v tabuľke nižšie.

Upozornenie: lehoty uvedené v zozname sa musia počítať nie od dátumu vyhotovenia dokumentu, ale od 1. januára nasledujúceho roka. Toto je napísané v odseku 2.9 Pokynov na používanie Zoznamu, schváleného Rosarkhiv 6. októbra 2000 (ďalej len Pokyny). Napríklad výpočet doby uloženia pre prípady ukončené v roku 2008 začína 1. januára 2009.

Okrem toho má organizácia, berúc do úvahy špecifiká svojich činností, právo predĺžiť dobu uchovávania dokumentov v porovnaní s dobou stanovenou v zozname (bod 2.11 pokynov). Takéto rozhodnutie je formalizované príkazom vedúceho spoločnosti alebo je zakotvené v jej účtovných zásadách.

Daňové priznania a podklady pre daňové výpočty

Obdobia, počas ktorých je organizácia povinná viesť daňové výkazníctvo, sú stanovené v odseku 170 zoznamu. Takže ročné daňové priznania sa musia skladovať najmenej desať rokov, štvrťročne - najmenej päť rokov, mesačne - najmenej jeden rok. Ak sa nevykonáva ročné vykazovanie (napríklad pre DPH), štvrťročné a mesačné daňové priznania sa musia uchovávať najmenej desať rokov. Mesačné vykazovanie v prípade absencie štvrťročného vykazovania by sa malo uchovávať aspoň päť rokov.

Doby uchovávania dokladov, na základe ktorých organizácia počíta dane a poplatky, nie sú nikde jasne uvedené. Iba v pododseku 8 odseku 1 článku 23 daňového poriadku Ruskej federácie sa uvádza, že daňovníci sú povinní zabezpečiť bezpečnosť dokumentov potrebných na výpočet a platenie daní počas štyroch rokov. Medzi tieto doklady patria najmä účtovné a daňové účtovné údaje, ako aj ďalšie doklady potvrdzujúce prijatie príjmov, výdavkov, zaplatenie a zrážku daní.

Podobná požiadavka je stanovená v pododseku 5 odseku 3 článku 24 daňového poriadku Ruskej federácie pre daňových agentov. Štyri roky musia zabezpečiť bezpečnosť dokladov potrebných na výpočet, zrážku a odvod daní.

Od akého dátumu sa počíta toto štvorročné obdobie? Ruské ministerstvo financií sa domnieva, že uvedené obdobie začína po vykazovacom (daňovom) období, v ktorom bol dokument naposledy použitý na prípravu daňových správ, výpočet a platenie daní, potvrdenie prijatých príjmov a vynaložených výdavkov (list z 18. októbra 2005 č. 03-03- 04/2/83).

Poznámka

Pre akciové spoločnosti - osobitné pravidlá

Lehoty, počas ktorých musia akciové spoločnosti uchovávať svoje dokumenty, sú ustanovené v Predpisoch o postupe a lehotách na uchovávanie dokumentov akciových spoločností schválených uznesením Federálnej komisie pre trh s cennými papiermi Ruska zo 16. júla 2003 č. 03-33/ps. Ročnú účtovnú závierku sú teda povinní uchovávať natrvalo, teda po celú dobu životnosti organizácie. Medzi dokumenty trvalého uloženia patria aj:

• doklady o vytvorení a reorganizácii spoločnosti;
• zakladateľskú listinu spoločnosti, jej zmeny a doplnky;
• osvedčenie o štátnej registrácii spoločnosti;
• rozhodnutia o uvoľnení cenné papiere, prospekty cenných papierov;
• zápisnice z valných zhromaždení akcionárov;
• zápisnice zo zasadnutí predstavenstva (dozorná rada);
• zoznamy pridružených osôb spoločnosti;
• predpisy o pobočkách a zastúpeniach spoločnosti;
• zápisnice zo zasadnutí predstavenstva (riaditeľstva) spoločnosti, rozhodnutia riaditeľa ( generálny riaditeľ, predseda) spoločnosti;
• hlasovacie lístky;
• závery revíznej komisie (audítora) spoločnosti a pod.

Povedzme, že sa likviduje akciová spoločnosť. Ak má dohodu s inštitúciou Ruského archívu, odovzdáva dokumenty na dobu trvalého uloženia a personálne do štátneho archívu.

Ak s archívom nie je zmluvný vzťah, štátny archív je povinný prijať do úschovy len písomnosti o personáli zamestnancov podniku. Miesto uloženia ostatných písomností určuje predseda likvidačnej komisie alebo správca konkurznej podstaty.

Ak akciová spoločnosť zanikne v dôsledku reorganizácie, originály jej dokumentov možno previesť len na jednu z novovzniknutých spoločností (spravidla spoločnosť s najvyššou hodnotou vlastného imania)

Tabuľka. Doby uchovávania určitých typov dokumentov

Typ dokumentov	Čas použiteľnosti	Právna norma
Účtovné výkazy a účtovné registre
Výročný finančné výkazy*	Najmenej 10 rokov	Odsek 1 článku 17 zákona č. 129-FZ a odsek 135 zoznamu
Konsolidovaná ročná účtovná závierka*	Pred likvidáciou organizácie**
Štvrťročné finančné výkazy*	Minimálne 5 rokov (ak neexistuje ročná účtovná závierka - aspoň 10 rokov)
Mesačné finančné výkazy*	Minimálne 1 rok (ak neexistuje ročná alebo štvrťročná účtovná závierka - aspoň 10 rokov)
Prevod, oddelenie, likvidačné súvahy, prílohy a vysvetlivky k nim	Pred likvidáciou organizácie**	Položka 136 zoznamu
Účtovné registre (hlavná kniha, denníky objednávok, vývojové tabuľky, obratové listy atď.)	Minimálne 5 rokov pod podmienkou vykonania auditu alebo kontroly (napríklad daňovej) a absencie sporov a nezhôd***	odsek 1 článku 17 zákona č. 129-FZ a odseky 148 a 168 zoznamu
Pracovná účtová osnova a iné dokumenty účtovnej politiky	Najmenej 5 rokov po roku, v ktorom boli naposledy použité na zostavenie účtovnej závierky	Odsek 2 článku 17 zákona č. 129-FZ
O podávaní správ o daniach (poplatkoch) a dokladoch potrebných na výpočet daní (poplatkov)
Ročné daňové správy (daňové priznania)	Najmenej 10 rokov	Položka 170 zoznamu
Štvrťročné daňové správy (daňové priznania)
Mesačné daňové správy (daňové priznania)	Minimálne 1 rok (v neprítomnosti štvrťročne – minimálne 5 rokov)
faktúry		Položka 150 zoznamu
Nákup kníh, predaj kníh	Najmenej 5 celých rokov od dátumu posledného zápisu	15 a 27 Pravidiel na vedenie evidencie prijatých a vydaných faktúr, nákupných kníh a predajných kníh pri výpočte dane z pridanej hodnoty, schválených nariadením vlády Ruskej federácie z 2. decembra 2000 č. 914
Doklady potvrdzujúce výšku daňovej straty z minulých rokov, ktorej výška sa pri výpočte dane z príjmov prenáša do budúcnosti	Najmenej 4 roky po skončení zdaňovacieho obdobia, ktorého základ dane bol na základe výsledkov znížený o výšku strát minulých rokov	Ustanovenie 4 článku 283 daňového poriadku Ruskej federácie
Doklady potvrdzujúce výšku straty z predchádzajúcich zdaňovacích období, ktorej výška sa prenáša do budúcnosti pri výpočte jednotnej poľnohospodárskej dane alebo zaplatenej dane pri uplatňovaní zjednodušeného daňového systému		Doložka 5 článku 346.6 a doložka 7 článku 346.18 daňového poriadku Ruskej federácie
Zdrojové dokumenty
Primárne dokumenty a prílohy k nim, ktoré zaznamenávali skutočnosť obchodnej transakcie a slúžili ako podklad pre účtovné záznamy (hotovosť, bankové doklady, akty prevzatia, dodania, odpis majetku a zásob, faktúry, zálohové správy atď.). )	Minimálne 5 rokov pod podmienkou vykonania kontroly alebo auditu (napríklad daňového) a absencie sporov a nezhôd***	Odsek 1 článku 17 zákona č. 129-FZ a odsek 150 zoznamu
Nákladné listy	Najmenej 5 rokov	Odsek 18 Povinných údajov a postupu vypĺňania nákladných listov schválených vyhláškou Ministerstva dopravy Ruska zo dňa 18. septembra 2008 č. 152
Osobné účty zamestnancov	Najmenej 75 rokov	Položka 153 zoznamu
Dokumenty na vydanie mzdy, dávky, poplatky, finančnú pomoc a iné platby	Najmenej 5 rokov, s výhradou vykonania inšpekcie alebo auditu (napríklad daňovej) a neexistencie sporov a nezhôd*** a pri absencii osobných účtov - najmenej 75 rokov	Položka 155 zoznamu
Výkonné dokumenty	Najmenej 5 rokov	Položka 162 zoznamu
Doklady o pohľadávkach a záväzkoch (certifikáty, správy o odsúhlasení, korešpondencia atď.)		Položka 163 zoznamu
Doklady o mankách, sprenevere, krádeži
Doklady o zaplatení školského voľna		Položka 165 zoznamu
Doklady o precenení dlhodobého majetku, určenie odpisov dlhodobého majetku, posúdenie hodnoty majetku organizácie	Pred likvidáciou organizácie**	Položka 166 zoznamu
Doklady o odpisoch (úkony, výkazy, výpočty)	Najmenej 5 rokov	Položka 167 zoznamu
Doklady o prijatí a prevode zmeniek, ich zaplatení alebo výmene		Položka 179 zoznamu
Doklady o vykonávaní menových a devízových transakcií, transakcií s grantmi	Pred likvidáciou organizácie**	Položka 181 zoznamu
Doklady o inventarizácii dlhodobého majetku, majetku, budov a stavieb, tovaru a materiálu (súpisy, úkony, výkazy, zápisnice z rokovaní inventarizačných komisií)	Minimálne 5 rokov pod podmienkou vykonania kontroly alebo auditu (napríklad daňového) a absencie sporov a nezhôd***	Položka 192 zoznamu
Dohody a zmluvy
Zmluvy, dohody (úverové, obchodné, prevádzkové)	Minimálne 5 rokov po skončení platnosti zmluvy alebo dohody	Položka 186 zoznamu
Transakčné pasy	Pred likvidáciou organizácie**	Položka 187 zoznamu
Doklady o prevzatí vykonanej práce (úkony, certifikáty, faktúry)	Najmenej 5 rokov a pri absencii osobných účtov - najmenej 75 rokov	Položka 188 zoznamu
Dohody o zodpovednosti	Najmenej 5 rokov po odvolaní finančne zodpovednej osoby	Položka 189 zoznamu
Personálne doklady
Kolektívna zmluva	Pred likvidáciou organizácie**	Položka 275 zoznamu
Doklady o preradení zamestnancov na skrátený pracovný deň alebo skrátený pracovný týždeň	Najmenej 5 rokov	Položka 277 zoznamu
Pracovné výkazy (rozvrhy), denníky pracovného času	Aspoň 1 rok****	Položka 281 Zoznamu
Doklady o zamestnaneckých prémiách	Najmenej 5 rokov	Položka 293 zoznamu
Pracovné zmluvy (zmluvy, dohody)	Najmenej 75 rokov	Položka 338 zoznamu
Osobné karty zamestnancov (vrátane brigádnikov)	Najmenej 75 rokov	Položka 339 zoznamu
Nevyzdvihnuté pracovné knihy, diplomy, certifikáty, certifikáty a iné osobné doklady zamestnancov	Až do dopytu, ale nie menej ako 50 rokov	Položka 342 zoznamu
Knihy, časopisy na vydávanie pracovných zošitov a príloh k nim	Najmenej 50 rokov	Položka 358 Zoznamu
Plány dovoleniek	Minimálne 1 rok	Položka 356 zoznamu
Dokumenty o bezpečnosti práce
Zákony, bezpečnostné predpisy, dokumenty o ich vykonávaní	Najmenej 5 rokov	Položka 295 zoznamu
Zoznam profesií s škodlivé podmienky práce schválené organizáciou	Pred výmenou za novú****	Položka 304 zoznamu
Zoznamy pracovníkov vo výrobe s rizikovými pracovnými podmienkami	Najmenej 75 rokov	Položka 305 zoznamu
Vysvedčenia a príkazy pre pracovníkov v rizikových profesiách	Najmenej 75 rokov	Položka 305 zoznamu
Akty vyšetrovania otráv a chorôb z povolania	Minimálne 45 rokov	Položka 312 zoznamu
Denníky, účtovné knihy preventívna práca, bezpečnostná inštruktáž	Najmenej 10 rokov	Položka 316 zoznamu
Protokoly bezpečnostnej certifikácie	Najmenej 5 rokov
Doklady o certifikácii pracovísk podľa pracovných podmienok (protokoly, výpisy, certifikačné karty pracoviska a pod.)		Položka 332 zoznamu a bod 8 Postupu certifikácie pracovísk na základe pracovných podmienok, schválený vyhláškou Ministerstva zdravotníctva a sociálneho rozvoja Ruska z 31. augusta 2007 č. 569
Doklady o pokladničnom zariadení (CCT)
Dokumentácia pre CCP*****	Minimálne 5 rokov odo dňa ukončenia používania registračnej pokladnice	bod 14 Predpisov o evidencii a používaní pokladničných zariadení používaných organizáciami a individuálnych podnikateľov, schváleného uznesením vlády Ruskej federácie zo dňa 23. júla 2007 č. 470
Použité kontrolné pásky, fiškálne pamäťové jednotky a softvér a hardvér, ktoré poskytujú neopravenú registráciu a trvalé dlhodobé ukladanie informácií
Štatistické dokumenty
Ročné a častejšie štatistické výkazy a tabuľky	Najmenej 10 rokov	Položka 199 zoznamu
Súhrnné ročné a častejšie štatistické výkazy a tabuľky	Pred likvidáciou organizácie**
Polročné štatistické výkazy a tabuľky	Najmenej 5 rokov (ak neexistujú ročné platby - najmenej 10 rokov)
Štvrťročné štatistické výkazy a tabuľky	Najmenej 5 rokov (v prípade absencie ročných, polročných - najmenej 10 rokov)
Mesačné štatistické výkazy a tabuľky	Minimálne 1 rok (ak nie je ročný, polročný, štvrťročný – minimálne 10 rokov)
* Účtovné výkazy zahŕňajú súvahy, prílohy k nim stanovené predpismi, výkazy ziskov a strát, vysvetľujúce poznámky, audítorské správy potvrdzujúce spoľahlivosť účtovnej závierky organizácie (ak podliehajú povinný audit) a iné špecializované formuláre (článok 2 § 13 zákona č. 129-FZ). ** Vyplýva to z ustanovenia bodu 2.4.2 Pokynov. *** Ak vzniknú spory alebo nezhody, dokumenty sa uchovávajú až do konečného rozhodnutia. **** Ak ide o primárne účtovné doklady, musia sa uchovávať najmenej päť rokov (článok 1, článok 17 zákona č. 129-FZ). ***** Obsahuje dokumenty týkajúce sa výroby, predaja, technická podpora, obstaranie, evidencia, uvedenie do prevádzky, obsluha a vyraďovanie pokladničných zariadení.

Základ dane a výška dane sa určujú na konci zdaňovacieho obdobia (odsek 1, článok 55 daňového poriadku Ruskej federácie). Pre väčšinu daní je týmto obdobím kalendárny rok. Výnimkou je DPH, ktorej zdaňovacím obdobím je štvrťrok. Úložná lehota dokladov potrebných na výpočet a platenie daní sa teda musí počítať odo dňa nasledujúceho po skončení zdaňovacieho obdobia.

Príklad 1

Giatsint LLC bola zaregistrovaná v apríli 2004. Organizácia uplatňuje všeobecný daňový systém.

Štvorročné obdobie, počas ktorého musí Giatsint LLC uchovávať dokumenty týkajúce sa výpočtov dane z príjmu, jednotnej sociálnej dane a dane z majetku právnických osôb za rok 2004, je obdobie od 1. januára 2005 do 31. decembra 2008. V súlade s tým bude organizácia povinná uchovávať dokumenty použité na výpočet týchto daní za rok 2005 do 31. decembra 2009.

Pracovná účtová osnova, iné dokumenty účtovnej politiky, ako aj programy na spracovanie počítačových údajov by sa mali uchovávať najmenej päť rokov po roku, v ktorom boli naposledy použité na zostavenie účtovnej závierky (odsek 2 § 17 zákona č. 129 -FZ)

Do roku 2008 bolo zdaňovacie obdobie DPH stanovené ako kalendárny mesiac a pre určité kategórie daňovníkov - ako štvrťrok (článok 163 daňového poriadku Ruskej federácie)

Daňovníci sú povinní predložiť daňovým úradom a ich úradníkom doklady potrebné na výpočet a platbu daní (odsek 6, odsek 1, článok 23 daňového poriadku Ruskej federácie)

Daňoví agenti sú povinní predložiť daňovému úradu v mieste svojej registrácie dokumenty potrebné na kontrolu správnosti výpočtu, zrážky a prevodu daní (odsek 4, odsek 3, článok 24 daňového poriadku Ruskej federácie)

Stratu zistenú na konci roku 2001 (pred nadobudnutím účinnosti kapitoly 25 daňového poriadku Ruskej federácie) možno preniesť do budúcnosti vo výške nepresahujúcej výšku straty zaznamenanej k 1. júlu 2001 ( odsek 4 článku 10 federálneho zákona č. 110-FZ zo 6. 8. 2001

Zároveň, v rámci daňovej kontroly na mieste, obdobie nepresahujúce tri kalendárne roky predchádzajúce roku, v ktorom bolo prijaté rozhodnutie o vykonaní kontroly (článok 4 článku 89 daňového poriadku Ruskej federácie) možno skontrolovať. Napríklad, daňová kontrola, naplánovaný na 31.12.2008, môže zahŕňať roky 2005-2007 a v roku 2009 trvať najviac šesť mesiacov. To znamená, že počas celého kontrolného obdobia je organizácia povinná uchovávať doklady súvisiace s výpočtom dane za kontrolované obdobie. Ale už je povinná tak urobiť podľa zákona č. 129-FZ. Koniec koncov, základom pre výpočet daní sú spravidla tie isté primárne účtovné doklady, ktoré sa používajú na vyjadrenie transakcií v účtovníctve. Minimálna doba uchovávania takýchto dokumentov je päť rokov (článok 1, článok 17 zákona č. 129-FZ). Ukazuje sa, že podľa právnych predpisov o účtovníctve je organizácia počas bežného roka povinná uchovávať doklady súvisiace s výpočtom dane a za tie obdobia, ktoré už daňové úrady nemôžu overiť.

Doba skladovania nákupných a predajných kníh je osobitne stanovená. Je ustanovené v odsekoch 15 a 27 Pravidiel na vedenie evidencie prijatých a vydaných faktúr, nákupných kníh a predajných kníh pri výpočte dane z pridanej hodnoty, schválených nariadením vlády Ruskej federácie zo dňa 2. decembra 2000 č. 914. Jeho minimálne trvanie je päť celých rokov odo dňa posledného zápisu do uvedených dokumentov.

Upozorňujeme tiež, že podľa paragrafu 150 Zoznamu musí organizácia uchovávať vystavené a prijaté faktúry najmenej päť rokov. Ak však pri daňovej alebo inej kontrole dôjde k nezhode s kontrolórmi, potom je potrebné faktúry uschovať až do konečného rozhodnutia na základe výsledkov tejto kontroly.

Hoci faktúry musia byť uchovávané minimálne päť rokov, organizácia nie je povinná na žiadosť daňového úradu predkladať faktúry, ktorých štvorročná lehota na uchovávanie už uplynula. Napríklad po prijatí žiadosti od daňového inšpektorátu v roku 2009 o predloženie faktúry za rok 2004, platiteľ dane ( daňový agent) ho nemusí splniť.

Príklad 2

Využime podmienku z príkladu 1. Povedzme, že pred rokom 2008 bol zdaňovacím obdobím DPH pre Giatsint LLC kalendárny mesiac.

Organizácia musí viesť nákupné a predajné knihy za apríl 2004 do 30. apríla 2009 (za predpokladu, že posledné záznamy v nich boli vykonané v apríli 2004).

Päťročná úložná lehota pre vystavené a prijaté faktúry sa počíta od 1. januára roku nasledujúceho po roku ich vyhotovenia - od 1. januára 2005. To znamená, že spoločnosť Giatsint LLC je povinná uchovávať faktúry z apríla 2004 do 31. decembra 2009.

Keďže v rokoch 2004 – 2007 bol zdaňovacím obdobím pre DPH pre firmu kalendárny mesiac, štvorročná lehota uloženia ostatných dokladov potrebných na výpočet DPH sa určuje na každý mesiac. Povinná minimálna doba uchovávania dokladov používaných organizáciou na výpočet DPH za apríl 2004 je od 1. mája 2004 do 30. apríla 2008.

Štvorročná lehota uloženia dokladov súvisiacich s výpočtom DPH za prvý štvrťrok 2008 začína 1. apríla 2008 a končí 31. marca 2012. Spoločnosť bude povinná viesť nákupné knihy a knihy tržieb za prvý štvrťrok 2008 do 31.3.2013 (ak v nich boli posledné zápisy vykonané v marci 2008) a faktúry za toto obdobie do 31.12.2013.

Primárne účtovné doklady sa teda musia uchovávať najmenej päť rokov. V niektorých situáciách by sa však podporné dokumenty mali uchovávať oveľa dlhšie.

Situácia 1. Organizácia prenáša straty do budúcnosti

V súlade s článkom 283 daňového poriadku Ruskej federácie má spoločnosť, ktorá je platiteľom dane zo zisku, právo znížiť základ dane bežného zdaňovacieho obdobia vo výške straty, ktorú utrpel v predchádzajúcich zdaňovacích obdobiach. Stratu možno preniesť do budúcnosti do desiatich rokov nasledujúcich po zdaňovacom období, v ktorom bola prijatá (článok 2 článku 283 daňového poriadku Ruskej federácie).

Počas celého obdobia prenosu straty musí organizácia uchovávať doklady potvrdzujúce výšku vzniknutej straty. Uvádza sa to v odseku 4 článku 283 daňového poriadku Ruskej federácie. V liste zo 4. 3. 2007 č. 03-03-06/1/206 ruské ministerstvo financií vysvetlilo, že odpis strát je možný len po predložení primárnych dokumentov potvrdzujúcich získaný finančný výsledok.

Podobné požiadavky sú stanovené pre platiteľov jednotnej poľnohospodárskej dane a organizácie využívajúce zjednodušený daňový systém. Pri prenesení strát do budúcnosti sú tiež povinní uchovávať doklady potvrdzujúce výšku vzniknutej straty a sumu, o ktorú sa znížil základ dane za každé zdaňovacie obdobie. Toto je uvedené v odseku 5 článku 346.6 a odseku 7 článku 346.18 daňového poriadku.

Príklad 3

Azalia LLC je platiteľom dane zo zisku. Ku koncu roka 2003 organizácia vykázala v daňovom účtovníctve stratu. Jeho výška bola prevedená do budúcnosti v priebehu rokov 2006-2008 po častiach.

Podľa požiadaviek daňovej legislatívy bola organizácia povinná uchovávať prvotné účtovné doklady potrebné na výpočet dane z príjmov za rok 2003 štyri roky - do 31.12.2007. Keďže základy dane za roky 2006-2008 boli znížené o výšku straty roku 2003, spoločnosť tieto doklady naďalej uchováva. Musí ich udržiavať ďalšie štyri roky po konci roku 2008 ( minulý rok, ktorého základ dane bol znížený o výšku straty minulých rokov) - do 31.12.2012.

Situácia 2. Boli identifikované straty z predchádzajúcich rokov alebo boli odpísané nedobytné pohľadávky

Straty predchádzajúcich zdaňovacích období zistené daňovníkom v bežnom účtovnom období resp zdaňovacie obdobie, sa považujú za neprevádzkové výdavky na základe článku 265 ods. 2 pododseku 1 daňového poriadku Ruskej federácie. Inými slovami, takéto straty znižujú základ dane z príjmov za obdobie, v ktorom boli zistené.

Okrem toho sa sumy nedobytných pohľadávok rovnajú aj neprevádzkovým nákladom a ak organizácia tvorí rezervu na pochybné pohľadávky, sumy nedobytných pohľadávok, ktoré nie sú kryté rezervnými fondmi (odsek 2 odsek 2, článok 265 zákona č. Daňový poriadok Ruskej federácie).

Autor: všeobecné pravidlo ustanovené v odseku 1 článku 252 daňového poriadku Ruskej federácie sa pri výpočte dane z príjmu uznávajú iba tie výdavky, ktoré sú zdokumentované. To znamená, že pre daňové účely zohľadnenia strát minulých rokov zistených v tento rok, alebo odpísať nedobytné pohľadávky, musí mať organizácia príslušné podporné dokumenty. Okrem toho je povinný tieto doklady uchovávať najmenej štyri roky po skončení roka, v ktorom bol základ dane znížený o sumu určenej straty alebo odpísanej nedobytnej pohľadávky.

Situácia 3. Organizácia vlastní dlhodobý majetok

Povedzme, že spoločnosť vlastní dlhodobý majetok, ktorý bol zakúpený pred viac ako desiatimi rokmi. Zdalo by sa, že lehota na uloženie dokumentov o jeho nadobudnutí a uvedení do prevádzky už uplynula.

Takéto dokumenty sa však musia uchovávať počas celého obdobia. prospešné využitie objekt. Koniec koncov, počas tohto obdobia organizácia počíta odpisy v daňovej a účtovnej oblasti. Na uznanie odpisov musí mať počas celej doby odpisovania doklady potvrdzujúce nadobudnutie predmetu a jeho uvedenie do prevádzky.

Okrem toho spoločnosť platí daň z nehnuteľnosti zo zostatkovej ceny dlhodobého majetku. Preto odôvodniť výpočty podľa túto daň potrebuje aj spomínané doklady.

Predpokladajme, že sa organizácia rozhodne predať odpisovateľný majetok. Podľa odseku 1 pododseku 1 článku 268 daňového poriadku Ruskej federácie má právo znížiť príjem z predaja o zostatkovú hodnotu tohto majetku. No zostatkovú hodnotu objektu treba opäť potvrdiť príslušnými dokladmi.

Ak teda organizácia, ktorá vlastní odpisovaný majetok, neplánuje ho predať, je vhodné, aby si ponechala doklady o nadobudnutí tohto majetku, jeho uvedení do prevádzky a vyčíslení výšky odpisov počas celej životnosti spoločnosti.

V prípade predaja iného majetku (s výnimkou cenných papierov, produktov vlastnej výroby, nakúpeného tovaru) organizácia zníži prijatý príjem o cenu obstarania alebo vytvorenia tohto majetku (odst. 2 ods. 1 ods. 268 daňového poriadku Ruskej federácie). Prirodzene, za predpokladu, že uvedená cena vie to zdokumentovať. Ak takéto doklady neexistujú, spoločnosť nemá právo znížiť si základ dane z príjmov o sumu výdavkov na obstaranie majetku, nakoľko tieto výdavky nespĺňajú náležitosti § 252 ods. Kódex Ruskej federácie. Doby uchovávania týchto dokumentov sú: v tomto prípade nevadí. Podobné stanovisko je uvedené v liste Ministerstva financií Ruska z 15. septembra 2005 č. 03-03-02/84.

Ukladanie dokumentov

Výdavky sa uznávajú ako oprávnené a zdokumentované výdavky daňovníka a v prípadoch ustanovených v článku 265 daňového poriadku Ruskej federácie - straty, ktoré mu vznikli (článok 1 článku 252 daňového poriadku Ruskej federácie)

Na daňové účely sa zostatková cena odpisovaného majetku určuje podľa pravidiel uvedených v odseku 1 článku 257 daňového poriadku Ruskej federácie.

Zoznam dokumentov akciovej spoločnosti, ktoré musí uchovávať vo svojom sídle výkonný orgán, ustanovený v odseku 1 článku 89 federálneho zákona z 26. decembra. 95 č.208-FZ

Podmienky, za ktorých je elektronický podpis v elektronickom dokumente rovnocenný s vlastnoručným podpisom v dokumente na papieri, sú uvedené v článku 4 federálneho zákona z 10. januára 2002 č. 1-FZ „o elektronickom digitálnom podpise“

Organizácie, ktorých dokumenty nepodliehajú prijatiu do štátnych alebo obecných archívov, zničia dokumenty s uplynutou dobou uloženia bez dohody s archívmi (bod 3.9 Pokynov)

Za organizáciu uchovávania účtovných dokladov, účtovných registrov a účtovných závierok je zodpovedný vedúci organizácie (článok 3 § 17 zákona č. 129-FZ)

Každá organizácia si nezávisle určuje, kde sa dokumenty ukladajú. Väčšina dokumentov je spravidla umiestnená v kancelárii spoločnosti. Ak existujú značné objemy dokumentácie, je vhodné vyčleniť špeciálne miesto pre archív alebo si dokonca prenajať samostatnú miestnosť, kde môžete prepravovať spracované dokumenty, ktoré sa už nepoužívajú v súčasnej práci.

Ďalšou možnosťou je odovzdanie dokumentov na uloženie do špecializovanej archívnej firmy. Ak je však organizáciou akciová spoločnosť, potom musí brať do úvahy nasledujúcu vlastnosť. V § 89 ods. 2 federálneho zákona č. 208-FZ z 26. decembra 1995 sa uvádza, že akciová spoločnosť musí uchovávať množstvo dokumentov v mieste svojho výkonného orgánu. Medzi takéto dokumenty patria najmä účtovné závierky, účtovné doklady, doklady potvrdzujúce majetkové práva spoločnosti v jej súvahe.

Prirodzene, v priebehu času sa objem archívov akejkoľvek organizácie zvyšuje a na ich umiestnenie sú potrebné nové priestory. Možno je pohodlnejšie ukladať dokumenty nie v papierovej, ale v elektronickej forme?

Táto možnosť je priamo stanovená vo vzťahu k prvotným účtovným dokladom a účtovným registrom (odsek 7, článok 9 a odsek 1, článok 10 zákona č. 129-FZ). Okrem toho v článku 314 daňového poriadku Ruskej federácie sa uvádza, že daňové účtovné registre sa vedú na papieri, elektronicky alebo na akomkoľvek strojovom médiu. Zároveň ich treba chrániť pred neoprávnenými opravami.

V liste z 24. júla 2008 č. 03-02-07/1-314 ministerstvo financií Ruska vysvetlilo, že uchovávanie primárnych dokumentov, účtovných a daňových účtovných dokumentov je povolené v elektronickej forme, pokiaľ regulačné právne predpisy neustanovujú inak. akty Ruskej federácie a za predpokladu, že elektronické dokumenty sú certifikované elektronickým digitálnym podpisom (EDS).

Základné pravidlá pre prácu archívov organizácií boli schválené rozhodnutím predstavenstva Rosarkhiv zo dňa 02.06.2002 (ďalej len Základné pravidlá). Článok 2.3.1 Základných pravidiel stanovuje, že je potrebné vykonať každoročné preskúmanie hodnoty dokumentov, to znamená určiť doby ich uchovávania a vybrať dokumenty na dlhodobé uloženie a zničenie.

Zničenie a likvidácia dokumentov

Organizácia má právo dokumenty, ktorých lehota uloženia uplynula, zničiť (ručne alebo skartovačkou ich roztrhať, vyhodiť, spáliť) alebo odovzdať na likvidáciu špecializovaná firma, zaoberajúca sa spracovaním druhotných surovín. Zoznam dokumentov podliehajúcich zničeniu alebo vyradeniu schvaľuje vedúci organizácie. Môže byť vydané vo forme príkazu alebo pokynu konateľa alebo vo forme zákona vypracovaného spoločnosťou samostatne. Príklad takéhoto konania je uvedený nižšie.

Kreslenie. Vzorový zákon o výbere dokumentov na zničenie

Okrem toho môže organizácia použiť vzorový zákon o pridelení na zničenie dokumentov, ktoré nie sú predmetom uchovávania. Jeho podoba je schválená v prílohe č. 4 k Základným pravidlám.

Pri zostavovaní zoznamu dokumentov určených na zničenie nie je potrebné uvádzať podrobnosti o každom dokumente. Vyplýva to z ustanovenia bodu 2.4.5 Základných pravidiel. Uvádza, že podobné prípady (dokumenty) sú zahrnuté v zákone pod všeobecným nadpisom, ktorý uvádza počet prípadov zaradených do tejto skupiny (napríklad predbežné správy za rok 2000).

Odovzdanie dokladov na recykláciu je vystavené s faktúrou, na ktorej je uvedený dátum odovzdania, počet odovzdaných dokladov (počet priečinkov, škatúľ a pod.) a hmotnosť zberového papiera. Nakladanie a odvoz na likvidáciu sa vykonáva pod kontrolou pracovníka zodpovedného za bezpečnosť dokumentov v organizácii (bod 2.4.7 Základných pravidiel).

Ak firma zničí doklady na vlastnú päsť, túto skutočnosť formalizuje v samostatnom zákone o zničení dokumentu. Keďže neexistuje jednotná forma, vyhotovuje sa aj v akejkoľvek forme. Pripomeňme, že zničenie dokumentov po uplynutí doby uchovávania je právom a nie povinnosťou organizácie (pozri list Ministerstva financií Ruska z 18. októbra 2005 č. 03-03-04/2/ 83). Inými slovami, spoločnosť môže naďalej uchovávať dokumenty aj po uplynutí ich povinných lehôt uchovávania.

Zodpovednosť za stratu dokladov

daň. Absencia prvotných dokladov, faktúr alebo účtovných záznamov od daňovníka sa považuje za hrubé porušenie pravidiel účtovania príjmov a výdavkov a zdaniteľných položiek. Za takéto porušenie článok 120 daňového poriadku stanovuje zodpovednosť vo forme pokuty vo výške:

5 000 rubľov - ak neexistujú žiadne dokumenty za jedno zdaňovacie obdobie;

15 000 rubľov. — ak neexistujú doklady za viac ako jedno zdaňovacie obdobie;

10% zo sumy nezaplatenej dane, ale nie menej ako 15 000 rubľov, ak bol základ dane podhodnotený z dôvodu nedostatku dokladov.

Okrem toho, ak daňovník (platiteľ poplatku, daňový agent) na žiadosť daňového inšpektorátu neposkytne doklady alebo iné informácie, bude od neho vybratá pokuta vo výške 50 rubľov. za každý nepredložený dokument (článok 1 článku 126 daňového poriadku Ruskej federácie).

administratívne. Porušenie pravidiel uchovávania, získavania, zaznamenávania alebo používania archívnych dokumentov má za následok varovanie alebo uloženie správnej pokuty úradníkom vo výške 300 až 500 rubľov. Toto je uvedené v článku 13.20 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie. Za porušenie postupu a podmienok uchovávania účtovných dokladov môže byť úradníkom uložená správna pokuta vo výške 2 000 až 3 000 rubľov. (článok 15.11 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie).

Kriminálny. Krádež, zničenie, poškodenie alebo zatajenie úradných dokumentov spáchané zo žoldniera alebo iného osobného záujmu sa trestá pokutou až do výšky 200 000 rubľov. alebo vo výške mzdy alebo iného príjmu odsúdeného v trvaní do 18 mesiacov alebo nápravnovýchovných prác v trvaní do dvoch rokov alebo zatknutia v trvaní do štyroch mesiacov, alebo trestu odňatia slobody v trvaní do jedného roka (článok 1 článku 325 Trestného zákona Ruskej federácie)